NOTARIA EN LINEA

Recientemente en los diferentes medios de comunicación nacional se ha escrito sobre la notaria en linea, lo que para muchos resulta ser algo novedoso y desconocido, sin embargo, para otros no es más que una serie de procedimientos que las notarías de Colombia desean implementar para poder prestar sus servicios de manera virtual. Así pues, el objetivo es que todos los usuarios puedan realizar sus trámites notariales a través de medios electrónicos ya establecidos.

Al respecto, la Superintendencia de Notariado y Registro ha aclarado que la implementación de esos procedimientos va a ser gradual, por lo tanto, no en todas las notarías del país se va a poder apreciar la digitalización de los trámites. Inicialmente serán beneficiadas las principales ciudades ya que para prestar esos servicios cada notaría debe cumplir los requisitos técnicos que ha establecido la Superintendencia, además, ésta debe dar su aprobación antes de que un Notario pueda ofrecer los servicios electrónicos.

En la presente publicación le explicaremos cuales son los requisitos generales que deben cumplir tanto la notaría como la persona interesada en realizar un acto notarial electrónico, así como, el paso a paso que le permitirá realizar dichos trámites en línea.

Índice de contenido

• ¿Qué es una notaria en linea?
• Partes que intervienen en la notaria en linea.
• Firmas autorizadas en la notaria en linea.
• ABC de los actos notariales electrónicos.
• Casos especiales.
• Datos de interés.
• Tenga en cuenta.
• Contenido relacionado.

¿Qué es una notaria en linea?

Es la digitalización de los trámites notariales ya existentes a través de la utilización de ciertos procesos electrónicos que han sido previamente autorizados por la Superintendencia de Notariado y Registro. 

La notaria en línea no es una notaria nueva, por el contrario, son las mismas notarías ya establecidas en el país pero con una nueva forma de prestar sus servicios notariales. La finalidad principal es lograr que el público en general pueda realizar sus trámites notariales de forma virtual, lo que a la larga se traduce en una experiencia más cómoda y rápida para ellos. 

Son muchos los actos notariales electrónicos que podrá realizar una persona, para ello, solo es necesario cumplir con los requisitos y protocolos que se establecen en la ley.

Partes que intervienen en la notaria en linea.

En un acto notarial electrónico van a intervenir las siguientes partes:

• El notario, es quien va a llevar a cabo el acto notarial electrónico a través de los medios aprobados por la Superintendencia, con el deber de garantizar las condiciones de seguridad, integridad y accesibilidad que son necesarias para que el acto tenga plena validez.
• El firmante, es el usuario que previamente se ha registrado en la notaría y que va a utilizar directamente su firma electrónica para otorgar actos o instrumentos notariales.
• El operador digital, está representado por las personas naturales o jurídicas de derecho público o privado que tienen el deber de hacer posible que todos los actos notariales electrónicos se puedan realizar de la manera más eficaz. Cabe acotar, el notario debe elegir al operador de su preferencia e incluso las notarías podrán actuar de forma directa en calidad de operadores digitales, siempre y cuando cumplan con todas las condiciones y con todos los requisitos que exige la Superintendencia, la cual además debe dar su aprobación.

Firmas autorizadas en la notaria en linea.

En la notaría en línea las firmas autorizadas son la digital y la electrónica. El notario tiene el deber de adquirir una firma digital para poder firmar los documentos, mientras que al firmante se le otorgará una firma electrónica de manera gratuita para que pueda firmar todos los documentos que desee tramitar, para ello, solo debe realizar su registro como usuario en la notaría de su preferencia.

ABC de los actos notariales electrónicos.

Una vez que su notaria de confianza esté debidamente autorizada por la Superintendencia de Notariado y Registro, usted podrá realizar sus trámites notariales de manera virtual, es decir, podrá firmar una escritura pública electrónica de compraventa de un bien inmueble o de un vehículo desde la comodidad de su hogar. Pero primero deberá cumplir con el siguiente procedimiento:

• Registro de usuario: quien esté interesado en realizar un acto notarial electrónico deberá acudir a la notaría y solicitar su registro para realizar el trámite de manera virtual. Por lo tanto, el usuario deberá aportar sus datos personales y de identificación los cuales serán validados con el Archivo Nacional de Identificación de la Registraduría Nacional del Estado Civil. La información mínima que debe aportar el usuario es la siguiente: tipo de documento (cédula de ciudadanía si es colombiano, pero en caso de ser extranjero se deberá presentar el pasaporte, la cédula de extranjería, el PEP o cualquier otro documento de identificación que sea avalado por las autoridades correspondientes), nombres completos, primer y segundo apellido, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, dirección exacta de su domicilio, y además, el correo electrónico y el teléfono fijo o móvil, los cuales serán debidamente verificados para constatar que son reales.
• Autenticación del usuario: podrá realizar, desde la comodidad de su hogar o trabajo, los distintos trámites que le ofrece su notaría de confianza una vez que haya registrado su usuario y cumpla con todos los requisitos solicitados. Por lo que deberá adelantar el acto notarial haciendo uso de los medios digitales ya autorizados y a través de los cuales el notario verificará la autenticidad de su identidad, es decir, el notario verificará que en efecto la firma electrónica corresponde a quien realiza el trámite. El propósito de autenticar al usuario es evitar fraudes en los actos notariales electrónicos, como por ejemplo, la suplantación de identidad.
• Firma del notario: una vez que se haya iniciado el trámite notarial de manera virtual y sean consignados todos los requisitos necesarios, el Notario verificará la identidad del usuario firmante y la validez de su firma electrónica, posterior a todo eso, el Notario procederá a colocar su firma. Dicha firma deberá contar con el respaldo de una entidad de certificación digital acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Igualmente, la firma incorporará un sello gráfico que identifique plenamente a la notaría, y que permita acceder a los detalles del certificado y del resumen de su validez.

Recuerde, la intención de la Superintendencia de Notariado y Registro no es de crear una notaría nueva, simplemente desea tomar todos los trámites ya establecidos y conocidos por el público en general para adaptarlos a las nuevas herramientas electrónicas.

Casos especiales.

En un trámite notarial electrónico se pueden presentar algunas de las siguientes situaciones especiales:

• En caso de que una persona deje de ser el apoderado, poderdante, representado y/o representante legal de una persona natural o jurídica y tenga registrada su firma electrónica, ésta tiene el deber de notificar al Notario correspondiente sobre la situación presentada para que aquél proceda a cancelar el respectivo usuario.
• El Notario podrá realizar la cancelación del usuario sin necesidad de ser notificado, siempre y cuando tenga los documentos legales que prueben la pérdida de aquella condición. Igualmente, el Notario por iniciativa propia podrá cancelar el registro del usuario que ha fallecido, al respecto, basta que el Notario observe el registro civil de defunción de esa persona o que consulte el fallecimiento en el Registro Único de Afiliados a la Protección Social (RUAF).

Datos de interés.

• Abogado: no es necesario contar con la asistencia legal de un abogado para tramitar ante una Notaría el registro de usuario para los actos notariales electrónicos.
• Duración del trámite: el tiempo de atención al cliente dependerá de las condiciones especiales de cada caso.
• Costo del trámite: la firma electrónica es gratuita, es decir, usted no tiene que pagar ningún costo y ésta le será otorgada sólo después de que realice el registro de su usuario en la notaría de su preferencia. Pero, si desea que el Notario firme digitalmente un documento, entonces ese trámite si le generará un costo por concepto de trámites notariales.

Tenga en cuenta.

• El usuario que realice su registro deberá aceptar de manera expresa los términos y condiciones de uso y de operación del servicio. Igualmente, deberá aceptar de manera expresa el tratamiento de sus datos personales conforme a lo establecido en las leyes.
• La firma electrónica tendrá una vigencia de un (1) año, contado a partir del momento en que el notario autorice el registro del respectivo usuario. 
• El trámite para obtener el registro civil de nacimiento no se puede realizar de manera virtual, es decir, para poder registrar un nacimiento se debe cumplir con el procedimiento presencial ya establecido.

Contenido relacionado.

• Firma digital.