La única forma de apostillar o legalizar los documentos es a través de la apostilla y en nuestro país se hace en el portal web del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia: www.cancilleria.gov.co/apostilla-legalización, tal como reseña la Cancillería en su página oficial.
¿Qué es la apostilla?
“La apostilla es certificar la autenticidad de la firma de funcionarios públicos o agentes diplomáticos en ejercicio de sus funciones y la calidad en que hayan actuado, la cual deberá estar registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores, para que el documento sea válido y surta efectos legales en otro país miembro del Convenio de la Haya de 1961, sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros.”
¿Cuál es la diferencia entre apostillar y legalizar?
Para que un documento público sea válido a nivel internacional o ante una entidad extranjera es necesario legalizarlo ante el Consulado o Cancillería de Colombia, y se apostilla con el fin que las firmas que están autorizadas para ello, sea igualmente legítimo y surta efectos legales en el extranjero.
¿Cuáles son los pasos a seguir para realizar la apostilla?
- Ante todo, debe crear la solicitud y, a continuación, se le pedirá el tipo de documento que necesita tener el apostillado, ya sea: documentos digitalizados o documentos electrónicos con firma digital.
- Si seleccionó el primero de ellos, aparecerá que debe señalar “Documento con fines mercantiles o aduaneros”, luego dar consentimiento de sus datos personales e indicar en el recuadro respectivo que: “No soy un robot”.
- Al dar clic en el ícono “continuar” lo llevará a una página donde tendrá que registrar su correo electrónico, y allí se enviará la notificación de su trámite. En caso de no tenerlo, se recomienda consultar el estado del trámite.
- Para seguir, se debe autorizar el uso del correo electrónico para recibir notificaciones del trámite, luego dar nuevamente clic en “Continuar”, y lo redireccionará a otra página donde seleccionará el país destino del documento.
- Acto seguido debe indicar el tipo de documento que va a realizar. Por ejemplo, certificado de existencia y representación legal, de exportación, fitosanitario, de registro de venta, entre otros.
- Una vez seleccionado el anterior ítem, tiene que adjuntar el documento que va a apostillar o legalizar digitalizado en formato pdf con tamaño máximo de 11 Megabyte (MB). No sobra recordar que dicho documento no debe tener ninguna enmendadura o tachón, es decir, debe ser completamente legible incluyendo los sellos y las firmas.
- Si es aceptada la descarga, se solicitará diligenciar algunos campos para efectuar su pago, no sin antes verificar en su correo electrónico el número de la solicitud que se asignó y si sus datos que diligenció son los correctos. En este enlace https://tramites.cancilleria.gov.co/apostillalegalizacion/consulta/tramite.aspx puede consultar su solicitud, y sólo debe incluir el número asignado en la respectiva casilla.
- Debe tener en cuenta que la respuesta a su trámite de apostilla y legalización de documentos no supera los tres (3) días.
- Igualmente, es importante reseñar que el trámite para los documentos electrónicos con firma digital, es igual al procedimiento para documentos digitalizados, con la única diferencia que en cada una de las dos (2) opciones los documentos a apostillar o legalizar son diferentes.
¿Cómo efectuar el pago?
- Existen dos (2) formas de efectuar el pago: presencial o en línea. En el primer caso, puede hacerlo directamente en el consulado del país donde va apostillar o legalizar un documento, o en una sucursal de Sudameris, Banco Agrario o cajero Servibanca.
- Si prefiere realizar la transacción en línea, mediante tarjeta de crédito o a través del botón de pagos PSE, que es un sistema de pago electrónico para realizar pagos o compras.
- Finalmente, una vez cancelada la transacción se enviará al correo electrónico, registrado previamente, el documento debidamente apostillado o legalizado. El seguimiento a su trámite lo puede consultar en el vínculo anteriormente señalado.
- Para mayor información sobre el costo del trámite, en el enlace https://www.cancilleria.gov.co/tramites_servicios/apostilla_legalizacion_en_linea/costos_y_medios_de_pago, se indican los respectivos valores y las ciudades autorizadas para recibir los pagos.
