Para facilitar la tarea de reformar el reglamento de una Copropiedad que se adapte a lo preceptuado por la Ley 675 de agosto 3 de 2001, por ej. cuando se va a hacer una modificación al coeficiente de propiedad del inmueble sujeto a Propiedad Horizontal, se ha tratado en este artículo de ser lo más claro y conciso para señalar el procedimiento a seguir.
Lo primero que debe tenerse en cuenta es que las reformas, al igual que la redacción del reglamento que se va a modificar, adicionar o sustituir, deben ser aprobadas por la Asamblea de Propietarios y son de obligatorio cumplimiento para todas las personas que tengan relación con la Propiedad Horizontal, tal como lo determina el art. 37 de la mencionada Ley; posteriormente, deben elevarse a Escritura Pública y hacer la inscripción ante la entidad encargada (Oficina de Registro de Instrumentos Públicos) de los actos relacionados con la existencia y representación legal de la persona jurídica, de acuerdo al numeral 9º del art. 51, lo cual forma parte de las funciones del Administrador de la Copropiedad. Cabe anotar que la Asamblea se puede reunir cualquier día y en cualquier momento, cumpliendo los requisitos exigidos para tal evento (término de convocatoria y quórum mínimo para determinar decisiones).
Para reformar el Reglamento, debemos seguir los siguientes pasos:
- En la redacción de la modificación, la adición o la sustitución, se debe realizar un examen concienzudo del antiguo Reglamento y tener pleno conocimiento de la Ley 675 de 2001 (asesorados por un profesional del Derecho), para no caer en disposiciones contrarias a la Ley.
- Seguidamente, se le hará conocer su contenido a todos los copropietarios a través de foros, circulares, etc., para que sepan el tema a reformar sobre el cual tendrán que decidir y, en lo posible, resumir los artículos a reformar por lo amplio del reglamento.
- Exponer el proyecto de reforma para la aprobación de la Asamblea General de Propietarios, cumpliendo con los requisitos de quórum y mayoría calificada, la oportunidad de la convocatoria, la elaboración del acta respectiva, entre otros.
- Aprobada la reforma, se presenta la minuta (también en medio magnético) ante la Notaría para elevarla a Escritura Pública, en lo posible en la misma notaría donde se registró el reglamento original; anexando la certificación de personería jurídica de la copropiedad, el acta de nombramiento del Administrador o representante legal (fotocopia de su documento de identidad), y si se trata de una persona jurídica se requiere el certificado de la Cámara de Comercio; el acta de la Asamblea en la que se avaló la reforma.
- La escritura pública debe ser inscrita en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos respectiva, por ello es mejor tener dos copias de ésta.
- Al finalizar el trámite en la oficina de Registro se solicita un Certificado de Tradición de los Inmuebles que ya contengan la anotación de la Reforma del Reglamento de Propiedad Horizontal.
- Finalmente, se presentan ante la Alcaldía Local los siguientes documentos: Copia de la escritura pública, los certificados de Tradición, el acta de la Asamblea donde se aprobó la reforma, el acta de nombramiento del Administrador y una carta donde se le solicita al Alcalde la inscripción y la certificación de la existencia y representación legal de la persona jurídica (Propiedad Horizontal).
Escrito por: María Cristina Molina
