El protocolo notarial es el archivo en el que se conservan las escrituras públicas y demás documentos incorporados a ellas. Su organización y custodia cumplen una función esencial para conservar los actos jurídicos realizados ante notario, facilitar su consulta y garantizar la seguridad jurídica.
¿Qué es el protocolo notarial?
El artículo 107 del Decreto Ley 960 de 1970, Estatuto del Notariado señala que. “El Protocolo es el archivo fundamental del Notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo.”
Es decir, el protocolo no es una escritura pública determinada, sino el conjunto organizado de instrumentos y documentos que permanecen bajo custodia notarial.
¿Qué contiene el protocolo notarial?
El elemento principal del protocolo son las escrituras públicas otorgadas ante el notario. También hacen parte de él las actuaciones y documentos que se incorporen al instrumento de acuerdo con la ley.
¿Cómo se debe conservar toda esta documentación notarial?
La documentación debe conservarse siguiendo un orden determinado. Las escrituras se colocan en el orden numérico sucesivo que les corresponda y deben numerarse tanto las hojas que las componen como las de los documentos agregados.
¿Cómo se organiza el protocolo notarial?
- El artículo 107 del Decreto Ley 960 de 1970, ya mencionado, señala que el protocolo tiene una vigencia correspondiente a cada año calendario: comienza el 1.º de enero y termina el 31 de diciembre.
- Está conformado por el número de tomos que resulte necesario, procurando que cada tomo no exceda de 1.000 hojas.
- Las escrituras deben unirse en orden numérico sucesivo y las hojas de las escrituras y de los documentos agregados, deben numerarse también.
- Al terminar cada tomo, debe colocarse la correspondiente nota de clausura, firmada por el notario junto con la fecha.
¿Cómo debe conservarse el protocolo notarial?
La conservación física del protocolo está expresamente regulada por el artículo 108 del Estatuto del Notariado que determina que los tomos deben coserse y encuadernarse debidamente.
¿Qué libros hacen parte del archivo de la notaría?
El artículo 106 del Decreto Ley 960 de 1970 determina los siguientes:
- Libro de Protocolo
- Libro de Relación
- Índice Anual
- Libro de Actas de Visita.
¿El protocolo pertenece al notario?
No. El artículo 43 de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, establece expresamente que los protocolos notariales pertenecen a la Nación.
La norma dispone, además, que aquellos que tengan más de 30 años deben ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo.
¿Qué ocurre cuando el notario es reemplazado?
El artículo 116 del Decreto Ley 960 de 1970 determina que, cuando se produzca el reemplazo del notario, debe realizarse la entrega del archivo mediante inventario a quien continúe en el ejercicio del cargo o asuma su guarda.
¿Quién puede consultar un protocolo notarial?
Los protocolos notariales tienen naturaleza pública, toda persona lo puede consultar.
¿Por qué es importante el protocolo notarial?
- La existencia del protocolo garantiza que los instrumentos públicos no dependan exclusivamente de los documentos que conservan los particulares, ya que una persona puede perder su escritura, deteriorarla o necesitar una copia muchos años después de su otorgamiento. Si el documento permanece correctamente incorporado al protocolo, puede localizarse y obtenerse una copia auténtica conforme a las reglas legales.
- Asimismo, permite verificar antecedentes, reconstruir instrumentos perdidos y conservar la información documental necesaria para múltiples actuaciones jurídicas.
Para concluir, el protocolo notarial es mucho más que un archivo de escrituras. Es el sistema organizado de conservación de los instrumentos notariales y constituye una pieza fundamental de la seguridad jurídica y del patrimonio documental colombiano.
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