ACTA DE COMPARECENCIA NOTARIAL

Se recuerda que dentro de las funciones que tiene un notario está la de «acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida».

 Requisitos

• El interesado debe concurrir a la notaría para acreditar su existencia, sin que exista obligatoriedad, es decir, por voluntad propia y sin deber alguno.
• Debe llevar consigo su cédula de ciudadanía u otro documento que avale su identificación.
• El notario verifica la comparecencia que hacen ante él y comprueba que la persona es la que dice, entonces dará constancia de fe y procederá a levantar el Acta de Comparecencia.

 ¿Qué contienen las Actas de Comparecencia Notarial?

En el Acta de Comparecencia queda registrado:

• Fecha del acto,
• Nombre (s) y apellidos completos,
• Cédula de ciudadanía,
• dirección de residencia y
• ciudad de domicilio.

 Generalidades

• Es de anotar, según reza en el estatuto notarial que «la identificación de los comparecientes se hará con los documentos legales pertinentes, dejando testimonio de cuáles son éstos. Sin embargo, en caso de urgencia a falta del documento especial de identificación, podrá el Notario identificarlos con otros documentos auténticos, o mediante la fe de conocimientos por parte suya. Y cuando fuere el caso, exigirá también la tarjeta militar».
• En el acta queda estipulado que la persona compareciente interviene en su nombre y derecho propio, y que a juicio del notario da fe para otorgar la constancia.
• Según el artículo 198 del Reglamento Notarial, “los notarios, previa instancia de parte (…) extenderán y autorizarán actas en que se consignen los hechos y circunstancias que presencien o les consten y que por su naturaleza no sean materia de contrato”.
• En todo caso, los datos personales que están consignados en el Acta de Comparecencia, pueden ser de conocimiento público, ya sea porque los solicitan las cortes, tribunales o jueces del país, o persona con derecho legítimo para saber el contenido del acta.
• Esa acta es un documento público y permanecerá bajo su custodia en el protocolo de la notaría que lo autorizó, del cual se puede, posteriormente, solicitar copias no sólo el que la instó, sino también cualquier persona que pueda tener interés legítimo en conocer su contenido y, por supuesto, la autoridad judicial cuando de alguna manera inciden en materia penal», reza el estatuto tributario.

¿Cuál es la función del notario ante la comparecencia?

En dicha acta, el notario, deja expresa constancia que la compareciente que se ha presentado a la notaría «está viva». Y en dichos términos queda acreditada la existencia de la persona.

Implicaciones

La fe de conocimiento personal del notario al levantar el Acta de Comparecencia notarial, tiene sus implicaciones tanto judiciales como probatorios ante la entidad que lo requiera.

Ello significa que el notario en el (los) acta (s), al dar fe de los datos ahí incluidos son veraces y auténticos y, como funcionario público, garantiza que dicho documento es auténtico y aceptado como verdad oficial.

El Decreto 2148 de 1993 es el encargado de establecer la función notarial y, dentro de ellas, dar fe de la comparecencia de la persona es una de ellas.

Aclaramos que se presenta la comparecencia en la escritura pública en la primera parte, donde se manifiesta que las personas comparecen por unas circunstancias que se plasman posterior a los generales de ley de las partes como, por ej., el número de escritura, el lugar y fecha, entre otros.

Pero, lo anterior es otro aspecto de la “comparecencia” en las notarías cuando las personas se presentan para solicitar la expedición de una escritura pública u otro documento donde se especifiquen los datos de las partes.

Acta de Comparecencia ante un Juez de la República:

Caso contrario ocurre, y es totalmente distinto, pero tiende a confundirse, cuando se habla de un Acta de comparecencia y es un juez de la República quien convoca a la (s) persona (s) obedeciendo un emplazamiento, citación o requerimiento de la autoridad judicial. En este caso, constituye un deber y es de estricta observancia.

Tiempo estimado del trámite notarial

Este proceso no demora más de un día.

Tarifa notarial

El Acta de Comparecencia tiene un valor que puede verificar en el siguiente enlace:  Tarifas notariales. Dicho valor será reajustado cada año, de acuerdo a lo que dictamine la Superintendencia de Notariado y Registro.