El notario da fe sobre la autenticidad de firmas, documentos originales de diversas índoles como escrituras y anexos, contratos de compra-venta, identificación de la persona, ya sea con cédulas de ciudadanía, tarjetas de identidad, pasaportes u otros, siempre y cuando constate que coincide literal e integralmente con los documentos que se le presentan, e inclusive que son copia de otro documento; al igual cuando se rinde un testimonio o declaración extra juicio.
¿Cuál es la función esencial del notario?
El Decreto 2148 de 1983, en su artículo 1, señala que es el de dar fe notarial.
¿Qué protocolo se debe seguir para la legalización del documento?
Según la naturaleza de cada documento:
- Cuando se refiere a un duplicado que coincide exactamente con el documento que se exhibe, el notario lo autentica con sello de la notaría e incluye su firma.
- Cuando se presenta un duplicado que coincide exactamente con la copia del documento.
- El notario también da fe cuando se presentan duplicados que coinciden exactamente con los documentos que van acompañado a la escritura.
- Reconocimiento de firmas
Otro acto de fe, artículo 73 Estatuto del Notariado, es dando testimonio escrito de que la firma que tiene delante de él, en el documento, corresponde textualmente a la firma registrada, previa comparación de las mismas.
- De cotejo con otra firma registrada
El notario puede dar fe de firma, asimismo, cuando ratifica que dicha firma está inscrita en el libro de registro, el cual sirve para su respectivo cotejo.
- Autenticidad por medio de fotografía.
Igual acontece si es una fotografía. En este caso el notario establece su autenticidad y da fe de ello, siempre y cuando reúna los requisitos del artículo 76 del Estatuto del Notariado.
- De supervivencia.
El notario, dentro de sus funciones da fe de supervivencia, cuando constate la presencia física de la persona «con tal objeto, anotando el medio de identificación que hubiere tenido en cuenta”. De tal manera, que el notario puede dar testimonio de ello.
- Extrajuicio como prueba
Cualquier persona puede acudir ante notario para realizar una declaración de extrajuicio que podrá ser utilizada como prueba ante la instancia que el interesado requiera. Su validez será la del Código General del Proceso, bajo la gravedad de juramento.
- Ratificación de la declaración extrajuicio
Cabe anotar que estas declaraciones extrajuicio, con fines judiciales, por lo general son ratificadas por la misma persona en la audiencia, en caso que sea solicitado por el abogado de la contraparte, entendiéndose que dicho testimonio es veraz, fidedigno y válido.
- Aquellos relacionados con hechos o situaciones.
Son los llamados testimonios especiales. El notario dará fe de hechos o situaciones transcurridas durante el acto testimonial, artículo 95 del Estatuto del Notariado.
- Fe pública de reconocimiento, fidelidad y autenticidad
El notario, dentro de sus funciones está dando fe pública de reconocimiento, fidelidad y autenticidad, por tanto, le corresponde:
- Recibir, extender y autorizar las declaraciones que, según lo exigido por la ley, requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran darle este alcance.
- Dar testimonio sobre el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
- Dar testimonio sobre la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
- Dar fe de la correspondencia o identidad existente entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
- Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida.
- Recibir y guardar dentro del protocolo los documentos o actuaciones que la Ley o el Juez ordena protocolizar o que los interesados deseen proteger de esta forma.
- Expedir copias o certificaciones, según el caso, de los documentos que se encuentran en sus archivos.
- Dar testimonio escrito con fines jurídicos – probatorios de los hechos observados por ellos dentro del ejercicio de sus funciones y de que no haya quedado dato formal en sus archivos.
- Intervenir en el otorgamiento, extensión y autorización de los testamentos solemnes que según la Ley civil deban otorgarse ante ellos.
- Practicar apertura y publicación de los testamentos cerrados, entre otros más.
¿Cómo se considera que es un testimonio?
Fidedigno y veraz. Se considera real, auténtico, fidedigno, veraz, con fuerza probatoria, solemne y bajo la gravedad del juramento.
¿Cuál es el tiempo requerido para este trámite?
Desde el momento en que se recibe el testimonio hasta la entrega del documento autenticado con sello y firma del notario, entre 20 a 30 minutos.
¿Cuáles son los costos notariales?
El costo de realizar este trámite lo encontrará en las tarifas notariales de la notaría 19.
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