Nuestro propósito es el de hacer conocer algunas características de lo que es autenticar documentos, usualmente, a través de las notarías del país e, incluso, por fuera de él. 

Definiremos qué es autenticar, quién certifica que esa copia sea auténtica, qué funciones tiene el notario en estas autenticaciones, qué se puede autenticar, cuál es el procedimiento de autenticación, las reglas y los procedimientos, el tiempo estimado del trámite y la tarifa notarial del mismo.

 ¿Qué es la autenticación?

La autenticación es un acto o proceso por el cual se acredita o se da fe de que un hecho o un documento es verdadero o auténtico. Según lo dispuesto en el Decreto 960 de 1970, el notario dará fe que la firma puesta sobre un documento es la que corresponde a la persona que se encuentra frente a él.

Esta autenticación sólo es válida para documentos que no establezcan obligaciones y por tanto no equivale a un reconocimiento. Tiene el valor de un testimonio fidedigno, y no confiere al documento mayor fuerza de la que por sí tenga.

 ¿Quién certifica que es auténtico?

El notario es la persona competente para dar fe de los actos públicos realizados ante él. El Decreto 2148 de 1983 de la función notarial, en su artículo 1, señala que: “el notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial”.

Funciones del notario en las autenticaciones

Además de otras funciones que desarrolla, están las de:

  • Recibir, extender y autorizar las declaraciones que conforme a las Leyes requieran escritura pública y aquellas a las cuales los interesados quieran revestir de esta solemnidad.
  • Autorizar el reconocimiento espontáneo de documentos privados.
  • Dar testimonio de la autenticidad de firmas de funcionarios o particulares y de otros Notarios que las tengan registradas ante ellos.
  • Dar fe de la correspondencia o identidad que exista entre un documento que tenga a la vista y su copia mecánica o literal.
  • Acreditar la existencia de las personas naturales y expedir la correspondiente fe de vida…”.

¿Qué se puede autenticar?

 La notaría realiza diferentes clases de autenticaciones en documentos, ya sean copias mecánicas, literales o digitales, como:

  • Reconocimiento de firmas.
  • Copias auténticas de escrituras públicas.
  • Promesa de compraventa de inmuebles.
  • Poderes para autorizar a otra persona para la realización de trámites a nombre de quien lo autoriza.
  • De fotografías.
  • Del contrato de arrendamiento.
  • Copias de actas notariales.
  • De documentos privados.
  • De certificados.
  • De personas ciegas, sordas o que no saben leer.
  • De documentos y copias generales, salvo las que señalen obligaciones.

Estas autenticaciones se realizarán, siempre que la copia del documento corresponda exactamente al original y refleje fielmente su texto, integridad y fidelidad.

Procedimiento de autenticación

Según lo estipula la norma, la autenticación debe quedar plasmada, con sello notarial, en todas las hojas de las que conste el documento, de acuerdo con el contenido original.

 “Cuando el documento repose en el archivo notarial debe indicarse esta circunstancia con cita del instrumento que lo contiene o al cual se encuentre anexado. El acto terminará con mención de su fecha y la firma del Notario».

Recomendación

Es de anotar, que los sellos de autenticación de la notaría no deben quedar plasmados sobre el texto del documento a autenticar, «a fin de lograr total claridad, impedir la posibilidad de cambiar en el documento autenticado el sentido original y la comisión de hechos punibles al aprovechar la confusión creada», según reza en circular de la Superintendencia Nacional de Notariado y Registro.

 ¿Qué validez tiene un documento hecho por la notaría?

Las autenticaciones notariales no tienen validez jurídica en aquellos documentos donde se plasman obligaciones y compromisos, pero sí sirven para acreditar la autenticidad de lo que se estipula en dicho documento.

Autenticar documentos fuera del país

 Puede tener efectos legales al autenticar un documento ante notaría para que sirva fuera del territorio colombiano.  Para ello, tiene que ir al Consulado del país a donde va a remitir el documento, con copia traducida por un traductor oficial y el consulado es quien realiza el apostillado.

Reglas y procedimientos

Los requerimientos para solicitar una autenticación de documentos son bastantes sencillos, dependiendo del tipo o clase de documento que requiera.

  •  Debe llevar su cédula de ciudadanía y adjuntar copia del documento a autenticar más el original, si es del caso.
  •  
  • Si es para reconocimiento de firmas, el notario verificará y constatará que la firma a autenticar sea igual a la registrada. Si son copias existentes en el archivo de la notaría, se dejará la debida constancia por parte del notario, más su firma y la fecha. En este caso, se autentican todas las copias que hayan salido del documento archivado.

Tiempo estimado del trámite

Desde el momento de la entrega del documento a autenticar por parte del solicitante a la notaría, y cumpliendo  con todos los requisitos de ley, el respectivo trámite de autenticación no es superior a los 30 minutos.

Tarifas notariales

El costo de las autenticaciones es fijado por la Superintendencia de Notariado y Registro. Al principio de cada año se reajustan los valores, y se calcula teniendo en cuenta el porcentaje del IPC del año anterior, reportado por el DANE.

 Si desea consultar los valores de las autenticaciones, por favor, diríjase al siguiente vínculo de las tarifas notariales.

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