Como todos los años, se acerca la fecha en que los edificios y conjuntos residenciales sometidos a Propiedad Horizontal deben realizar su Asamblea de Copropietarios, pero lo que muchos no saben es que los administradores pueden ser multados por no entregar el acta de la asamblea de propietarios, por ello, en el siguiente artículo hablaremos sobre la importancia de este documento, cómo elaborarlo y más.
¿Qué es el acta de asamblea de propietarios?
El acta de asamblea de propietarios es un documento que consigna los acontecimientos, intervenciones y votaciones realizadas durante la asamblea de propietarios del edificio o conjunto residencial de P.H., constituyéndose por sí sola en un mandato de ley, por lo cual es de cumplimiento obligatorio.
¿Qué se debe tener en cuenta para elaborar el acta de la Asamblea de propietarios?
- Debe señalar si se trata de una Asamblea Ordinaria o Extraordinaria, si es presencial, virtual o mixta.
- La forma en que se hace la convocatoria.
- El orden del día que se tratará en la reunión.
- El nombre y la calidad de los concurrentes (si es propietario, apoderado, residente o invitado), identificación del inmueble de los propietarios con sus correspondientes coeficientes.
- Las decisiones aprobadas en la asamblea, el quórum y la cantidad de votos emitidos para cada tema.
- Las firmas del presidente y del secretario de la asamblea en caso que ésta sea presencial. y si es virtual debe ser suscrita por el representante legal.
- En caso de existir una comisión verificadora será optativo que sus miembros firmen el acta.
- El acta debe señalar las intervenciones y los hechos más relevantes de la asamblea, identificando a cada participante según su inmueble y con su nombre completo.
- Se debe contar con video, audio y reporte de las votaciones, lo cual agiliza el tiempo de representación del acta.
¿Cuál es el término requerido para publicar el acta de la asamblea de propietarios?
El artículo 47 de la Ley 675 de 2001 determina un plazo no superior a 20 días hábiles contados desde la fecha de la asamblea.
¿Cuál es el procedimiento de publicación del acta de la asamblea de propietarios?
- El administrador de la Propiedad Horizontal debe colocar la copia completa del acta de la asamblea a disposición de los propietarios, para lo cual debe informarles (publicación) que el acta se encuentra disponible.
- No es obligatorio fijar el acta en una cartelera, sino informar a todos los propietarios que la copia del acta está disponible en la oficina de la administración.
- El administrador debe enviar una comunicación a cada uno de los propietarios, a la última dirección registrada, informando que el acta ya está disponible para que el propietario tenga copia de ella.
- Para dejar constancia de esta publicación, el administrador debe dejar constancia en el libro de actas del mecanismo que usó para informar a todos los propietarios sobre la existencia y de la disposición del acta.
¿Qué sucede si el administrador se niega a entregar a los propietarios el acta de la asamblea?
El Decreto 768 de 2025 establece que: “Ante la negativa injustificada de un administrador o consejo de administración para entregar las actas de asamblea o documentos no reservados, el alcalde municipal o distrital puede emitir una orden de Policía para exigir su entrega inmediata”, siendo una de las medidas más importantes el imponer una multa económica tipo 4 que es de 16 salarios mínimos diarios legales vigentes.
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