Cuando se asiste a la asamblea de propietarios no imaginamos el procedimiento que se ha iniciado con anterioridad para la realización de la misma. CONVOCAR
El Administrador de la Copropiedad es el responsable de convocar a los propietarios a la asamblea. Los pasos a seguir de dicha reunión se encuentran descritos en el respectivo reglamento de P.H. como son: la antelación de la convocatoria, el mecanismo, la forma, cómo proceder en caso de ausencia, facilitar el formato a diligenciar para el otorgamiento del poder en caso de requerir representación en ésta, realizar los informes que correspondan, informar el lugar y la hora de reunión, el tiempo disponible para las intervenciones y demás aspectos importantes para la reunión.
La invitación a los propietarios debe realizarse con, por lo menos, 15 días calendario de antelación mediante comunicación escrita a cada uno, anexando el formato de poder para que quien que no pueda asistir otorgue su representación a otro; si el reglamento lo permite, una persona puede representar a cierto número de propietarios.
La citación debe señalar el día, hora y lugar de la reunión, los puntos que se tratarán y la posibilidad de conferir poder, sin dejarlo en blanco, o sin diligenciar el formato, tal como se acostumbra en algunas propiedades horizontales.
Se ha recomendado que cuando los apartamentos se encuentren arrendados, lo mejor es que la administración envíe la citación al domicilio u oficina, registrados en el libro de propietarios, del dueño del inmueble y, asimismo, el comunicado suele fijarse en cartelera (sin que la cartelera sea tomada para reemplazar el comunicado, sino como otro medio más para hacer conocer la información), ascensores, portería y demás lugares de acceso de los copropietarios.
Reglas generales para convocar a la asamblea tenemos:
- Que la hora y lugar de ésta se encuentra establecida en el reglamento de la copropiedad (usualmente es en el salón comunal de la misma) y si no se señaló debe señalarse un sitio apto para ello.
- Que la asamblea inicie a la hora señalada y se tengan las sillas suficientes, equipo de sonido cuando se trate de edificios o conjuntos con un gran números de propietarios.
- Hacer firmar a los propietarios, tanto al inicio como a la mitad de la asamblea para evitar la disidencia, o para saber si llegaron a tiempo o mucho después de transcurrida; lo que es vital para informar de todos los temas del orden del día y, asimismo, para que se tomen las decisiones adecuadas en el momento de votar.
- Quien presida la asamblea debe ser una persona con las características apropiadas tales como no ser propietario moroso, líder con autoridad, serio, sin sanciones y que, con respeto, no permita que la reunión se dilate por más tiempo del programado.
- Que las personas que serán elegidas para integrar el Consejo de Administración sean postuladas con anterioridad, con el fin que los propietarios electores sepan de su capacidad tanto personal como profesional y tomen la decisión adecuada de acuerdo con éstas.
- Que a los asistentes a la asamblea se les brinde un refrigerio como atención por el lapso de tiempo que permanecerán en la reunión y para evitar constantes interrupciones o indebida información ocasionadas por las intermitentes salidas para buscar alimentos y bebidas.
¿Qué pasa cuando el administrador no convoca a la asamblea?
Surge para los propietarios la “Reunión por Derecho Propio” que es un derecho que tienen para reunirse el primer día hábil del cuarto mes siguiente al vencimiento de cada periodo presupuestal, tal como debe haber sido señalado en el reglamento de la P.H., a las 8 p.m., por ser ellos quienes componen el máximo órgano social de la copropiedad.
