Dentro de los gastos de una empresa se encuentran los llamados gastos de representación que son usados por un trabajador de la empresa con un fin particular, por lo que en este artículo trataremos sobre ellos.
¿Qué son los gastos de representación?
El Código Sustantivo del Trabajo de nuestro país no tiene una definición para ellos, pero la Enciclopedia de la Economía establece que: “Los gastos de representación tienen como objetivo principal mejorar o apoyar la imagen empresarial con una finalidad comercial ante clientes, proveedores y cualquier agente que sea susceptible de beneficiar a la empresa.” También se les llama Gastos para relaciones públicas.
¿Qué dice el Código Sustantivo del Trabajo sobre los gastos de representación?
El artículo 130 del Código Laboral hace una aclaración entre los que son los viáticos permanentes que sí constituyen salario y los gastos de representación que no lo son.
¿Qué son los gastos de representación en el sector público?
“Los gastos de representación están definidos en la ley como parte de la remuneración que devengan algunos servidores y están expresamente señalados en las normas salariales que expida la autoridad competente.”
O como lo ha dicho la Corte Constitucional en su Sentencia C- 461 de 2004: “(…) Los gastos de representación son emolumentos que se reconocen excepcional y restrictivamente a empleados de alto nivel jerárquico para el cumplimiento de sus funciones y que en el sector público, son constitutivos del salario (…).”
Lo anterior quiere decir que mientras para el sector privado los gastos de representación no constituyen salario, para el sector público sí.
¿Cuál es la finalidad de estos gastos de representación?
Dentro del entorno laboral, estos recursos los da la empresa a un trabajador para que, dentro de sus funciones, realice labores de protocolo comercial invitando a una persona de otra entidad, a un proveedor de productos o servicios, representante de una marca etc, a una comida o evento especial, con el fin de tener acercamientos comerciales y lograr concretar un negocio entre las dos empresas.
¿Cuáles son algunos ejemplos de gastos de representación?
En este tipo de invitaciones puede incidir la actividad comercial a la que se dedique la empresa que incurre en los gastos de representación como puede ser un restaurante, un hotel, un cine, centros comerciales, etc.
- Invitaciones a comer con los clientes
- Estadías en hoteles para clientes
- Regalos de productos de la empresa para proveedores y clientes
- Otro tipo de regalos para los clientes
- Invitaciones a un Spa
- Invitaciones a eventos deportivos entre otros.
¿Los gastos de representación constituyen salario?
- Los gastos de representación no se configuran como salario, porque no es un pago que esté remunerando al trabajador como tal, no son una contraprestación directa al trabajador por su labor, sino que es un dinero que se le facilita para que tenga una atención con una persona relacionada con la actividad comercial que tiene la empresa a la que representa; sin embargo, es aconsejable que en el contrato de trabajo se acuerde expresamente que este pago no se configura como salario para el empleado.
Consejo importante: Siempre, especificar en el contrato de trabajo a qué pertenece el pago que se le hace al trabajador, porque, de no ser así, se podrá presumir que tales pagos son salario para efecto de prestaciones sociales y de seguridad social.
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