Desde el mes de septiembre del año pasado empezó a regir en el país la nómina electrónica convirtiéndose en obligatoria ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-, y ante este nuevo requerimiento de esta Unidad Administrativa Especial se decidió que a la pequeña y mediana empresa -Pymes- que tengan hasta 10 empleados, se le ampliara el plazo para transmitirla hasta los diez (10) primeros días de marzo de 2022.
Los primeros en cumplir con esta implementación fueron aquellas personas naturales y jurídicas que tienen a su cargo más de doscientos cincuenta (250) empleados. Posteriormente, le siguieron los sujetos con una nómina
de 101 a 250 empleados que lo generaron y transmitieron a partir del 1 de noviembre del año pasado, y desde diciembre empresas que cuentan entre 11 y 100 empleados.
Esta nómina electrónica hace parte de los avances digitales que ha realizado la DIAN en los últimos años, y que permite a través de tecnologías multimedia mejorar sus procesos y, por ende, una mayor eficiencia y eficacia para la recaudación de los impuestos.
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es un documento soporte de costos, gastos y deducciones derivados del impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables del Impuesto sobre el Valor Agregado -IVA- relacionados con la nómina que las empresas o personas naturales tengan a su cargo y que deben enviar a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN-.
No debe confundirse la nómina electrónica con la factura electrónica.
¿Qué es la factura electrónica?
Es un documento digital que reemplaza a la factura física y que se expide en formato electrónico cuando se realiza una transacción comercial y sirve como soporte de los ingresos y egresos de personas naturales y jurídicas para la declaración de impuestos ante la misma DIAN.
El Estatuto Tributario en su parágrafo 6 del artículo 616-1 establece que: “el sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas (IVA)”.
¿Cuáles son los requisitos de la nómina electrónica?
Según el artículo 5 de la Resolución 000013 de 2021 de la DIAN, la nómina electrónica debe contener ciertos requisitos para que sea válida. Encontramos los siguientes ítems:
- Estar denominado.
- Identificación completa del sujeto obligado.
- Identificación del beneficiario del pago.
- CUNE.
- Numeración consecutiva.
- Valores devengados de nómina – deducidos de nómina y total de acuerdo con el Anexo Técnico.
- El medio de pago utilizado.
- Fecha y hora de generación.
- La firma digital del sujeto obligado.
- Identificación del software
¿Qué es el CUNE?
Es un código único de documento soporte de pago de nómina electrónica y se debe incluir en ella de forma consecutiva para control y verificación, y permite de igual modo identificar que el citado documento es único y distinto a los demás.
¿Cuándo debe realizarse la presentación de la nómina electrónica?
La presentación de la nómina electrónica debe realizarse dentro de los diez (10) primeros días de cada mes, y se envía a la DIAN digitalmente en archivo XML que es una de las herramientas más usuales para almacenar y transportar contenido a través de Internet.
¿Qué pasa si no envío la nómina electrónica dentro de ese plazo?
En caso de no enviar la nómina electrónica dentro de los plazos establecidos, la empresa que incumplió con su obligación ante la DIAN, tendrá una multa equivalente al cinco por ciento (5%) del valor que suma la respectiva nómina.
Con este nuevo documento soporte de pago, la DIAN y los contribuyentes agilizarán sus procesos y les permitirá soportar los costos y gastos relacionados con el pago de nómina, y su respectiva validación.
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