FACTURA ELECTRONICA

Aunque este método digital de facturación ha sido legislado desde el año 2007 donde el Decreto 1929 da una definición de lo que es la factura electrónica, establece que su expedición, su entrega y su aceptación debe guardarse en medio digital, y la Resolución 14465 que señala cuáles son las particularidades técnicas de este procedimiento (beneficios).

Este artículo  sobre la factura electronica se escribe con la intención de brindar información acerca de este tema que algunos no logran comprender totalmente, pues a pesar que se están dando capacitaciones, como por ej. en las Cámaras de Comercio, no ha tenido una divulgación que lo explique de forma sencilla.

Trataremos varios temas relacionados con la factura electrónica, ¿Qué es la factura electronica?, los requisitos para que las personas naturales facturen electrónicamente, ¿tienen que facturar las personas naturales?, condiciones que una persona natural debe tener para NO facturar IVA electrónicamente, ¿Qué requisitos tienen las personas NO obligadas a facturar IVA?, ¿Cuáles son los requerimientos para que las personas naturales facturen electrónicamente, ¿Cuáles son las condiciones que una persona natural NO facture IVA electrónicamente?, ¿Qué sucede con la persona que no está obligada a expedir factura electrónica, pero termina haciéndolo?, ¿Hay proveedores tecnológicos autorizados para facturar electrónicamente?, y ¿Cuáles son los requisitos para quienes tienen que facturar electrónicamente?

Para el desarrollo de este artículo, comenzaremos describiendo lo que es una factura electronica.

La Cámara de Comercio de Bogotá señala que la factura electronica: “Es un documento soporte contable que justifica o avala una transacción de un bien o servicio”. 

 ¿Cuál es la Ley que aprobó la facturación electrónica?

Luego de intensos debates en el Congreso de la República, se aprobó la Ley de financiamiento Ley 2010 de 2019.

Las personas naturales NO obligadas a facturar electrónicamente:

En el Decreto 1001 de 1997, artículo 2, se dijo que estas personas son:

• Las autoridades educativas clasificadas en la Sección P. Educación, de acuerdo con la Resolución 139 del 21 de noviembre de 2012, donde la DIAN hace la clasificación de las actividades económicas.

• Personas naturales que ejerzan la función notarial, tal como lo dispuso el Decreto 960 de 1970.

• Las personas naturales que en el año inmediatamente anterior hayan generado ingresos inferiores a 3 500 UVT.

• Los bancos, las corporaciones financieras, de ahorro y vivienda, y las compañías de financiamiento comercial.

• Las Cooperativas de Ahorro y Crédito, los Organismos Cooperativos de mayor grado, las Cooperativas Multiactivas e Integrales, las Instituciones Auxiliares del Cooperativismo y los Fondos de Empleados, en lo que se relaciona con operaciones financieras realizadas por éstas.

• Las personas naturales o jurídicas que no son responsables de IVA señaladas a continuación.

• Distribuidores de cualquier derivado del petróleo y de gas natural comprimido. Siempre que su naturaleza sea minorista.

• Empresas que presten servicio de transporte público urbano o metropolitano de pasajeros.

• Personas naturales o jurídicas que presten servicio de baños públicos.

• Personas naturales vinculadas por una relación laboral o legal y reglamentaria.

• Personas naturales que vendan bienes excluidos de IVA, siempre y cuando no sobrepasen los topes de ingresos y patrimonio exigidos a los responsables del régimen simplificado.

¿Qué requisitos tienen las personas que NO están obligadas a facturar IVA?

• Que sean personas naturales cuyos ingresos brutos totales generados en el año en curso o durante el anterior no superen los 3 500 UVT  que equivalen a $124.625.000 usando la UVT de 2020 ($35.607)  y a $127.078.000 usando la UVT de 2021 ($36.308),  derivados del desempeño de su actividad.

• Que sólo tenga una oficina, sede, local o negocio donde desarrolla su actividad económica.

• Que su establecimiento de comercio no sea una franquicia, concesión, regalía, autorización o cualquier otro relacionado con la explotación de intangibles.

• Que no sea usuario aduanero.

• Que ninguno de sus contratos sobrepase los 3 500 UVT, ni en el año en que se encuentra, como tampoco en el transcurrido anteriormente.

• Que la sumatoria de sus consignaciones no superen los 3 500 UVT durante el año en curso, ni en el anterior.
• Que sean comerciantes que presten servicios fundamentados en sus profesiones liberales
• Comerciantes agrícolas y ganaderos.
• Que no forme parte del Nuevo Régimen Simple de Tributación.

 Requisitos para que las personas naturales expidan este documento electrónico:

De acuerdo con lo establecido por la Dian, Resolución 000020 de 2019, son aquellas personas que tramitan notas de débito y crédito y, facturas electrónicas descritas a continuación:

• Personas responsables de IVA
• Personas responsables del pago del Impuesto Nacional de Consumo
• Persona o entidades comerciantes, que desempeñen profesiones liberales, o presten servicios relacionados con ellas; igualmente, quienes venden bienes que resultan de la profesión vinculadas con la ganadería, la agricultura, entre otras, sin tener en cuenta su calidad de contribuyente o del que no lo es de los impuestos de la DIAN, descartando a los que no están obligado a facturar electrónicamente.
• Tipógrafos y litógrafos no responsables del IVA.
• Entidades del Estado nacionales y territoriales.
• Entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios
• Instituciones educativas
• Actividades de seguros y títulos de capitalización
• Notarías
• Personas que expiden la factura electrónica de forma voluntaria.
• Contribuyentes registrados en SIMPLE, impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.

Ahora bien, ¿Qué sucede con la persona que no está obligada a expedir factura electrónica, pero termina haciéndolo?

En el evento en que la norma establezca que la persona no tiene la obligación de facturar electrónicamente, pero, a pesar de ello, factura sin la resolución de autorización de la Dian, se arriesga a asumir iguales obligaciones que aquella que sí está forzada a hacerlo, como cuando expide la factura para constituir un título valor que pueda ser demandado ejecutivamente (por ej., cuando se hacen ventas a crédito).

Igualmente, también asume obligaciones tributarias como las que se imponen a quienes sí están forzados a facturar electrónicamente, decreto 1625 de 2016,  modificado por el decreto 380 de 2020, exponiéndose a una sanción de la DIAN por facturar sin la resolución de autorización que otorga esta entidad.

 ¿Hay proveedores tecnológicos autorizados para facturar electrónicamente?

 Sí, como es el caso de EDICOM, una plataforma internacional que automatiza los procesos de emisión y recepciona la factura electrónica y el del operador tecnológico  J4PRO,  quienes son muy competentes en esto y que manejan todos los requisitos exigidos por la DIAN y ambos autorizados por la misma entidad.

Realmente esta opción, para las personas naturales obligadas a expedir factura electrónica de contratar un proveedor tecnológico es la más adecuada, debido a que además de disminuir costos, organiza la actividad económica.

 A pesar de ello, hay otros procedimientos para las personas naturales que facturen electrónicamente, eligiendo el que más le convenga:

 Pueden contratar un proveedor facultado por la Dian.

Decidir por la solución sin ningún costo que ofrece la Dian (con firma electrónica), que por el mismo motivo tiende a colapsar por momentos cuando hay muchas solicitudes.

Desarrollar su propio software de facturación a través de profesionales dedicados a esto, lo cual resulta más costoso. 

¿Cuáles son los requisitos y el procedimiento para quienes facturan electrónicamente?

• Tramitar con la DIAN su habilitación para facturar electrónicamente.
• Contar con un software para expedir la factura electrónica, en donde escoge si lo tiene propio, o si contrata con un operador tecnológico como los que ya mencionamos. 
• Realizar diversos ensayos que determinen que se está cumpliendo con lo exigido por la Dian, tal como lo señala la Resolución 000030 de 2019, una vez convencido que el sistema seleccionado para facturar electrónicamente es el mejor para tu empresa.
• Conseguir un certificado de firma digital cuando se trata de un software propio; pero si lo haces a través de un proveedor no es necesaria la firma ni el certificado digital. 
• Tener una solicitud de autorización de numeración o resolución de facturación electrónica, ya que cada factura electrónica debe contener el Número de autorización, el Rango Autorizado y la Vigencia de autorización.

Si es un trabajador independiente que cumple a cabalidad con todos los requisitos antes mencionados, para proceder como persona no responsable del IVA, no estará obligado a emitir factura de venta en papel o de forma electrónica, tal como lo estipula el numeral 3 del artículo 7 de la Resolución 000042 de 2020).

 En esta circunstancia y donde tenga que pasar una cuenta de cobro por prestaciones de sus servicios, el pagador de tal contraprestación es quien tiene que expedir el documento base para las operaciones con las personas no obligadas a facturar

 En conclusión, a pesar de la desconfianza e inseguridad que nos da tener que facturar electrónicamente, por obligación de la ley, se hace indispensable superar todos los obstáculos que se nos presenten y buscar la forma en que podamos cumplir con lo estipulado, eligiendo el mejor método para ello.