El administrador de P.H. es el representante legal, tesorero del edificio o conjunto residencial que, para ese efecto, cuenta con la potestad para de ejecutar, representar, conservar y recaudar de acuerdo a las disposiciones legales y tiene estas atribuciones y funciones derivadas de su ejercicio personal y bajo su responsabilidad.
Hace uso de los bienes, de los recursos logísticos de la copropiedad, así como el manejo del personal laboral, mantiene las buenas relaciones de la comunidad, ajustándose al presupuesto, a las disposiciones del reglamento y haciendo lo necesario para el buen funcionamiento de la P.H.
Anteriormente, no se tenía un perfil exacto de lo que era un administrador, ni de las funciones que realizaría, era un grupo donde se encontraban amas de casa, pensionados sin preparación previa o profesionales que desarrollaba tal actividad, pero con la Ley 675 de 2001, el aspirante a este cargo no solo debe demostrar que es idóneo para ello, demostrando que tiene aptitudes para la dirección y administración, conocimientos contables, liderazgo de comunidades, conocimiento de normas de propiedad horizontal, que no lleven a la quiebra al edificio o conjunto residencial por falta de conocimiento.
Es responsable por los perjuicios causados por dolo, culpa leve o grave que se ocasione a la persona jurídica (P.H.), a los propietarios o a terceras personas, por razón de la ejecución de su administración, art. 50 de la L.675 DE 2001.
La Asamblea general de propietarios es quien nombra al administrador, a menos que delegue esta facultad en el consejo de administracion
Corresponde al presidente de la asamblea general, o al presidente del consejo, firmar el contrato a nombre de la P.H., señalando claramente las condiciones de honorarios, pólizas, vigencia, entre otros.
Las funciones básicas del administrador las establece el art. 51 de la Ley 675 de 2001.
Es mejor contratar una empresa especializada que proporcione todo un equipo de profesionales al servicio de la copropiedad tales como administradores, contadores, abogados, arquitectos, Ingenieros, etc., y no contratar a personas inexpertas por razón de economía, pues las empresas especializadas acostumbran distribuir los costos entre varios clientes, lo que contribuye a contar con tarifas más económicas.
Sus funciones esenciales son:
- Llevar los libros de actas de la asamblea y de registro de propietarios y residentes, y atender la correspondencia concerniente al edificio o conjunto.
- Preparar y someter a consideración del Consejo de Administración las cuentas anuales.
- Llevar la contabilidad del edificio o conjunto.
- Cuidar y vigilar los bienes comunes.
- Cobrar y recaudar las cuotas ordinarias, extraordinarias y las multas.
- Elevar a escritura pública y registrar las reformas al Reglamento de Propiedad Horizontal aprobadas por la Asamblea General de Propietarios, e inscribir ante la entidad los actos vinculados con la existencia y representación legal de la persona jurídica.
- Notificar a los propietarios las sanciones impuestas en su contra por incumplimiento de las obligaciones.
- Expedir paz y salvo de cuentas con la Administración de la copropiedad, cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular.
