Muchos de los conflictos que se presentan y que, incluso, ameritan iniciar un proceso judicial, se pueden evitar acudiendo a la conciliación. El acta de conciliación es el documento en el que se formalizan los acuerdos alcanzados por las partes para solucionar una controversia, por lo que en nuestro artículo de hoy hablaremos sobre este documento tan importante.
¿Qué es un acta de conciliación?
De acuerdo a lo que establece el artículo 64 de la Ley 2220 de 2022 (Estatuto de Conciliación) se puede decir que el acta de conciliación es el documento que recoge el acuerdo total o parcial al que llegan las partes, con la intervención de un conciliador legalmente facultado.
El acta de conciliación es el acuerdo que presta mérito ejecutivo y tiene carácter de cosa juzgada, por lo que, las obligaciones pactadas pueden exigirse judicialmente en caso de incumplimiento y los asuntos resueltos no pueden volver a discutirse, dentro de los límites de lo efectivamente conciliado.
¿Qué requisitos debe cumplir el acta de conciliación?
Artículo 64 de la Ley 2220 de 2022:
- Lugar, fecha y hora de la audiencia de conciliación.
- Nombre e identificación del conciliador.
- Identificación de las personas citadas, señalando las que asistieron.
- Relación breve de los hechos que causaron la controversia.
- Relación resumida de las pretensiones.
- Acuerdo alcanzado, indicando la cuantía, si es el caso, y las condiciones de modo, tiempo y lugar para cumplir las obligaciones.
- Si el acuerdo es parcial, se deben identificar los puntos conciliados y los que no se llegó a un acuerdo.
- Aceptación expresa del acuerdo por las partes, por cualquier mecanismo escrito, oral o virtual permitido por la ley.
- Firma del conciliador.
¿Qué contenido debe tener el acuerdo de conciliación?
- Una descripción clara y precisa de las obligaciones asumidas por cada parte.
- Si se trata del pago de una suma de dinero, deben señalarse el valor, el responsable del pago, el beneficiario, las cuotas, las fechas de vencimiento y la forma de pago.
- Si se acuerda entregar un inmueble u otro bien, debe identificarse el objeto, qué parte debe entregarlo, a quién y en qué condiciones.
- Si son obligaciones de hacer o de no hacer deben describirse de forma concreta.
- Se deben evitar expresiones dudosas como «pagar cuando tenga disponibilidad» o «entregar próximamente», porque esto puede crear dificultades para establecer la exigibilidad de lo pactado.
¿Quiénes deben firmar el acta de conciliación?
- El artículo 61 de la Ley 2220 de 2022 establece que el acta de conciliación debe ser firmada por el conciliador (Ley 527 de 1999) y aceptada expresamente por las partes.
- En el evento que alguna de las partes actúe mediante representante o apoderado, éste debe contar con las facultades necesarias para conciliar y comprometerla válidamente.
- En las audiencias virtuales se permiten los mecanismos de firma y aceptación señalados en la legislación sobre mensajes de datos y firma electrónica.
¿El contenido es igual en todas las materias?
- Civil y comercial: puede incluir acuerdos sobre deudas, incumplimientos contractuales, responsabilidad civil y entrega de bienes, entre otros asuntos conciliables.
- Contencioso-administrativa: existen requisitos especiales por la participación de entidades públicas y la protección del patrimonio público. Los acuerdos extrajudiciales están sujetos a aprobación judicial, conforme al artículo 113 de la Ley 2220 de 2022.
- Familia: cuando se acuerdan alimentos, custodia o visitas, deben precisarse las cuotas, fechas de pago, responsabilidades parentales y condiciones de cumplimiento, atendiendo al interés superior de los menores.
- Penal: en los delitos querellables, la conciliación preprocesal se rige por el artículo 522 de la Ley 906 de 2004 y tiene consecuencias particulares dentro de la actuación penal.
- Laboral: los acuerdos deben respetar los derechos ciertos e indiscutibles y los derechos mínimos e irrenunciables de los trabajadores.
Para resumir, el acta de conciliación es un documento con importantes efectos jurídicos y, por ello, debe ser elaborada con total claridad, con plena identificación de las partes, especificando los compromisos adquiridos y las condiciones de cumplimiento.
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