Todos los documentos requeridos se presentan en las sedes de atención al público de la Cámara de Comercio a la vez que se cancelan los aranceles correspondientes, estos serian copia de la cédula del representante legal y suplente con exhibición del original de las mismas, formularios diligenciados y estatutos.
Los formularios que se exigen se encuentran disponibles en el portal web de la Cámara de Comercio de Bogotá y en las sedes de la misma así como en los Supercades, estos formularios son:
.- Formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES), en el cual se diligencia la carátula única empresarial y anexos según corresponda.
.- Formulario registro con otras entidades.
.- Formulario del Registro Único Tributario (RUT), que es la identificación única que clasifica a todos los sujetos con obligaciones administradas por la Dian; a las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras inscritas en el RUT la Dian les asigna el Número de Identificación Tributaria (NIT). Para obtener el formulario borrador del RUT (Pre RUT) el mismo se encuentra en el portal web de la Dian, la opción que corresponde a quienes aún no cuentan con el NIT y requieren el registro mercantil es la de “Cámara de Comercio”, allí se obtiene dicho borrador con la leyenda “para trámite en Cámara” el cual contiene el número de formulario (casilla 4) que debe ser registrado en el “Formulario Adicional de Registro con otras entidades” en las casillas correspondientes al “Número de Formulario DIAN”. Se requiere también fotocopia de un recibo de servicio público domiciliario con exhibición del original, que corresponda a la dirección informada en el formulario.
.- Estatutos, la empresa se podrá constituir por documento privado si posee activos totales por valor inferior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes ó una planta de personal no superior a diez (10) trabajadores y no se aportan bienes inmuebles de acuerdo a la Ley 1014 de 2006. Por otro lado cualquier sociedad comercial se podrá constituir por escritura pública, sin importar el valor de sus activos, según lo establecido en el artículo 110 y 111 del Código de Comercio, de acuerdo a este los estatutos comprenden:
- Nombre, domicilio, número de identificación y nacionalidad de los otorgantes.
- Razón social art 303 y 606 del Código de Comercio, se debe realizar la consulta de homonimia en el portal web de la Cámara de Comercio para verificar la disponibilidad del mismo, la consulta de nombre no significa la reserva de este.
- Tipo de sociedad, como S. en C. (art. 323 C.C., y siguientes), Ltda (art. 353 C.C., y siguientes), o S. A. (art. 373 C.C., y siguientes).
- El domicilio de la sociedad y sucursales (art. 263 C.C.).
- Objeto social, enunciación clara y completa de las actividades principales (art. 99 C.C.).
- Capital social, suscrito y pagado en este acto (art. 122; 344; 354 y 376 C.C.).
- Administración de la sociedad (art. 181 al 202; 310; 358 C.C., y art. 22 y 23 Ley 222 de 1995).
- Convocatoria y constitución de la asamblea o la junta de socios (art. 181; 182; 302; 359; 422 y 423 C.C.).
- Fecha de los inventarios y balances, y distribución de los beneficios (art. 150; 332; 350; 371; 451; 452; 453; 454 C.C., art. 34 Ley 222 de 1995).
- Duración de la sociedad (art. 218; 319; 333; 351; 370 y 457 C.C.).
- Liquidación de la sociedad (art. 143; 228 y 240 C.C.).
- Designación de los árbitros.
- Designación del representante legal (art. 196; 310; 326; 358; 440 C.C., art. 23 Ley 222 de 1995).
- Facultades y obligaciones del revisor fiscal (art. 203 y 207 C.C.).
- Otros aspectos y regulaciones compatibles con el contrato que dispongan los asociados.
Una vez presentados estos documentos ante la Cámara de Comercio, se procede a la apertura de una cuenta bancaria, con esta certificación de apertura se tramita ante la Dian el RUT definitivo y este último se consigna en la Cámara de Comercio para que esta expida el certificado de existencia y representación legal.
Es obligatoria la inscripción de los libros de actas y libros de accionistas en la Cámara de Comercio, así como obtener de la resolución de facturación ante la Dian.
Una vez que la empresa está debidamente registrada se puede proceder a la inscripción de la misma ante los diferentes organismos competentes, entiéndase: administración de impuestos distritales, planeación distrital o la curaduría urbana, caja de compensación familiar, SENA e ICBF, administradora de riesgos profesionales, inscribir empleados al sistema de pensiones, sistema de seguridad social, obtener certificado de higiene y sanidad de la secretaría distrital de salud, certificado de bomberos, entre otros.
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