¿En qué consiste el Archivo Único Notarial que se quiere implementar en Colombia?

De acuerdo a una entrevista concedida a Colprensa por parte del abogado Álvaro Rojas Charry, quien es presidente de la Unión Colegiada del Notariado Colombiano (U.C.N.C.), se conoció que Colombia tendrá su archivo único notarial, señalándose que éste es el objetivo trazado desde la U.C.N.C., con el fin de digitalizar todos los documentos que hay en los despachos notariales del país y protegerlos.

Además menciona que, la idea proviene del Archivo de Protocolos Notariales y Libros de Registro de Intervenciones de la Provincia de Córdoba en Argentina y según la información suministrada en la página web del Colegio De Escribanos De La Provincia De Córdoba, el edificio que alberga el archivo único notarial se inauguró en octubre de 2010, y al día de hoy es modelo de archivos notariales dentro y fuera de ese país. Igualmente advierte que la misión del archivo de protocolos notariales es de: “…la guarda, custodia y conservación de los tomos de Protocolos Notariales y Libros de Registro de Intervenciones de la Provincia de Córdoba”. Y su función es: “…la administración, organización, conservación y difusión, de los documentos archivados, material único e irrepetible, a quienes acrediten interés”.

De la referida entrevista se recogen los siguientes extractos, los cuales permiten conocer un poco más sobre el proyecto que se propone implementar en el país:

.- En relación a la actividad a desarrollar: “…se requiere de personal especializado en curaduría de documentos históricos para un mejor tratamiento de los archivos que reposan en las notarías colombianas”. Por Curaduría se entiende la acción o cargo que desempeña un curador y de éste se entiende el que tiene cuidado de algo, para estos efectos, la misión de un curador de documentos históricos, por lo general, es la conservación (coleccionar, almacenar y preservar), estudio (investigar y describir), y comunicación (exhibir y difundir), de todos los archivos notariales que serán objeto de digitalización.

.- Con respecto a cómo será la sede: “…es una construcción nueva, amplia, debe ser una sede especial con seguridad con todos los mecanismos especiales para preservar los documentos, para protegerlo de incendios, de inundaciones”. Ya que se toma como referencia la sede de archivo en la ciudad de Córdoba, cabe acotar que, ésta cuenta con: “…5.000 m2 de superficie cubierta, la estructura de hormigón antisísmica fue diseñada específicamente para soportar más de 1.700 toneladas, peso calculado de  417.000 tomos”.

.- Un aspecto importante son los recursos para la construcción de la sede, acá se prevé: “…un autofinanciamiento a partir del costo de las copias. Desde la entidad gremial aportaríamos la sede, la construcción y con las copias, el notario va contribuyendo a garantizar eso, a financiar el proyecto. Es el modelo que estamos copiando de Córdoba, Argentina”.

.-  Cuando se vayan a procesar los archivos que reposan en las notarías, primeramente se debe verificar: “…el estado en el que se encuentran, limpiarlos, adecuarlos, identificarlos y proceder a escanearlos”. Después, se deberán escanear los documentos y para ello: “…hay unos robots que van moviendo la hoja y mejora la calidad del escaneo. También generan índices por fecha y por temática”.

.- El personal a cargo de tal labor estará compuesto por: “…técnicos en archivística en tratamiento documental, en desinfección del documento (…) Ese es un proceso de curetaje, de limpieza, es, básicamente, un laboratorio el que se debe montar”; y,

.- El plan de trabajo consistirá en: “…empezar a digitalizar lo nuevo y luego vamos hacia atrás, dejar lo más antiguo al final, que es lo más dispendioso y, en ocasiones, lo que casi no se consulta o no se requiere. Y es lo más difícil de manejar por la fragilidad de las hojas”.

La Unión Colegiada del Notariado Colombiano (U.C.N.C.), a través de su presidente el abogado Álvaro Rojas Charry, con esta iniciativa busca una mejor administración, organización, conservación y difusión de los archivos notariales, mediante una completa y profesional digitalización de todos los documentos que reposan en los despachos de las diferentes notarías del país y con ello darle fiel cumplimiento a uno de sus objetivos principales como lo es el propiciar el pulcro ejercicio de la función notarial.

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