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Es bien sabido que la pandemia generada por el Covid-19 ha paralizado al mundo entero y a pesar de que ya ha pasado más de un año desde que el primer caso se conoció oficialmente, aún hoy en día siguen habiendo restricciones que no nos han permitido volver al ritmo de vida que estábamos acostumbrados, es por ello, que muchas personas hablan de una nueva realidad en la cual todos debemos aprender a convivir con el virus y sus consecuencias. Parte de esa nueva realidad viene dada por la interacción a distancia que se ha dado en todos los sectores del quehacer diario, desde las clases de los niños, pasando por las consultas médicas de nuestros mayores y hasta los trámites notariales que tenemos pendientes, que en conjunto han incrementado significativamente el uso de las herramientas tecnológicas, lo que le ha permitió a muchas personas conocer el teletrabajo, las clases virtuales y los trámites en línea. Con respecto a este último punto, hay un mecanismo electrónico llamado firma digital que para muchos aún es desconocido a pesar de que está regulado por la Ley 527 de 1999, pero resulta ser muy útil en estos tiempos ya que a través de este mecanismo usted puede firmar diferentes documentos digitales a la vez y sin tener que salir de su casa o del trabajo.

Como es el caso de Luis, quien tiene entre sus compromisos firmar un poder especial pero por situaciones ajenas a su voluntad no ha podido hacerlo, sin embargo, gracias a la firma digital él no debe angustiarse ya que cuenta con una alternativa que le permitirá firmar ese documento sin tener que ir a la Notaría, solo debe seguir los protocolos que establece la ley para que su firma tenga plena validez jurídica.

Índice de contenido

  • ¿Qué es la firma digital?
  • ¿Para qué sirve la firma digital?
  • Diferencia entre la firma digital y otros medios de identificación personal.  
  • ¿Qué beneficios tiene la firma digital?
  • ¿Cómo obtener una firma digital?
  • ¿Qué actos notariales se pueden firmar electrónicamente?
  • Datos de interés.
  • Recomendaciones.
  • Tenga en cuenta.
  • Contenido relacionado.

 

¿Qué es la firma digital?

De acuerdo a la legislación colombiana, la firma digital es: “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje de datos inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación”.

De acuerdo a lo anterior, la firma digital es:

  • Un trazo gráfico digital (mensaje de datos) desarrollado con la finalidad de identificar a una persona en la realización de ciertos trámites legales. 
  • Que está entrelazado a un código (valor numérico). 
  • Que necesita de una clave personal (clave del iniciador) la cual debe ser única e intransferible (exclusividad).
  • Y que mediante un proceso técnico que ya ha sido establecido y aprobado por las leyes (procedimiento matemático conocido), permite determinar con certeza quien emitió ese mensaje.

En teoría una firma digital funciona como funcionan en la actualidad las aplicaciones de mensajería instantánea, es decir, su firma (mensaje de datos) estará cifrada (valor numérico) desde el momento que sale de su dispositivo electrónico (computador, tablet o teléfono móvil), hasta que llega al dispositivo electrónico de la entidad en la cual va a realizar el trámite, con la certeza de que la firma no ha sido alterada o modificada por un agente externo.

Para que el ente receptor pueda identificar los datos del remitente y tenga certeza de que esa firma digital tiene validez jurídica, es necesario que la persona interesada en firmar documentos digitales acuda a una de las empresas que han sido debidamente autorizadas por el Gobierno Nacional para otorgar firmas digitales, así que, cualquier persona o empresa no puede emitir una firma digital ya que ésta no tendrá ni la validez ni la seguridad que exige la ley.

Diferencia entre la firma digital y otros medios de identificación personal. 

Estimado lector, sepa que la firma digital no es el único medio electrónico que le permite firmar un documento con validez jurídica ya que también cuenta con la firma electrónica la cual es definida como: “métodos tales como, códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permite identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso, así como cualquier acuerdo pertinente”.

En pocas palabras, la firma electrónica es una serie de mecanismos (códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas) que permiten individualizar a la persona que va a firmar un documento electrónico. Dichos mecanismos deben cumplir con los protocolos de seguridad necesarios para que sean confiables.

Pero, también existe la firma escaneada, es decir, la firma autógrafa manuscrita que puede ser digitalizada a través de un escáner o cámara digital, siendo que el archivo digital que la contiene puede ser adjuntado a un documento de iguales características y de esta manera poder firmarlo, por lo general, el uso de una firma escaneada se da en archivos PDF.

Cabe acotar, en virtud de la emergencia sanitaria ocasionada por la pandemia del Covid-19 se emitieron, entre otros, el Decreto 491 de 2020 y el Decreto 806 de 2020, mediante los cuales se autorizó el uso de la firma escaneada. Sobre este punto, los decretos señalan que las autoridades competentes que no cuenten con una firma digital podrán válidamente suscribir sus actos, providencias o decisiones mediante una firma autógrafa mecánica, digitalizada o escaneada. 

Para algunos esa autorización pone a la firma escaneada como si fuera una especie de firma electrónica, sin embargo, la Corte Suprema de Justicia sostiene que una firma electrónica sólo producirá efectos jurídicos si cumple con determinados procesos de seguridad y fiabilidad los cuales serán generados a través de un método técnico previamente establecido. Entonces, si bien el uso de la firma escaneada se encuentra legalmente autorizado, ésta no tiene la misma confiabilidad y seguridad que aporta una firma digital o una electrónica.

Con respecto a las diferencias entre la firma digital, la electrónica y la escaneada, la principal distinción tiene que ver con el proceso de creación de cada una de ellas, ya que la firma digital solo puede ser obtenida a través de una entidad certificadora que previamente ha sido autorizada por el Gobierno Nacional, mientras que la firma electrónica puede ser emitida por cualquier entidad competente para tal fin, en cambio, la firma escaneada puede ser creada por cualquier persona natural o jurídica sin que se den los protocolos de seguridad que cumplen las firmas anteriores.

¿Para qué sirve la firma digital?

La firma digital como mecanismo electrónico le va a permitir firmar documentos digitales con la misma validez legal que tiene su firma manuscrita en un documento físico, pero sin la necesidad de tener que hacer acto de presencia en la oficina donde va a hacer el trámite.

Por ejemplo, usted necesita otorgar un poder con carácter de urgencia pero se encuentra indispuesto, y aunque no puede asistir, tiene la posibilidad de firmar ese documento de forma electrónica y sin tener que moverse del sitio donde se encuentre actualmente. Pero además contará con la tranquilidad de que ese poder tendrá la misma validez jurídica como si lo hubiese ido a firmar personalmente.

¿Qué beneficios tiene la firma digital?

Para muchos, la ventaja más importante que tiene la firma digital es la facilidad de no tener que trasladarse hasta la sede del organismo o institución donde se necesita hacer el trámite. Para otros el beneficio es el tiempo que se puede ahorrar una persona, el cual puede ser invertido en otros asuntos de igual importancia. Y si a esto le sumamos que la firma digital es confiable y tiene plena validez jurídica, entonces es una buena opción para que se puedan agilizar varios trámites digitales a la vez.

¿Cómo obtener una firma digital?

¡Importante! Para el usuario no es obligatorio solicitar una firma digital, ya que podrán firmar sus documentos a través de una firma electrónica la cual no tiene ningún costo y puede ser solicitada en la notaría de su preferencia.

Ahora bien, el notario si tiene el deber de solicitar una firma digital la cual no puede ser otorgada por cualquier persona natural o jurídica, ya que es necesario que ésta sea emitida por una empresa que esté debidamente autorizada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Entonces, para poder adquirir una firma digital lo primero que debe hacer es verificar que la empresa que le va a prestar el servicio en efecto es una entidad certificadora y que se encuentra plenamente autorizada por el ONAC, ya que la firma debe cumplir con un protocolo de seguridad previamente establecido lo que la hace aún más confiable. Para la verificación, debe:

  1. Visitar la página web de la ONAC.
  2. Dar clic en la pestaña “Buscar por palabra clave”.
  3. Digitar la palabra “Firmas Digitales” en la casilla “Palabra clave” y dar clic en “Buscar”.

A continuación, le aparecerán todas las empresas que la ONAC ha autorizado como entidades certificadoras. Seleccione la opción que más se adapte a sus requerimientos y póngase en contacto con ella.

¿Qué actos notariales se pueden firmar electrónicamente?

Todos aquellos actos notariales que han sido debidamente digitalizados. Pero, ¿cuáles son esos actos notariales electrónicos? Sabemos que presencialmente se pueden hacer un sin fin de trámites notariales por lo que virtualmente también son muchos los trámites que usted podrá realizar a través de una firma digital o electrónica, sin embargo, existe una excepción a esa regla ya que el trámite de registro civil de nacimiento no se podrá realizar virtualmente, es decir, se seguirá realizando presencialmente.

Sepa que usted podrá realizar diferentes trámites virtuales si cumple con los requisitos que exige la ley y con los respectivos protocolos que establezca la notaría, como por ejemplo, la firma de una escritura pública electrónica para la compraventa de un bien inmueble o de un vehículo, también podrá otorgar un poder especial o general, autenticar documentos, hacer declaraciones de extrajuicio, e incluso podrá tramitar su matrimonio civil o su divorcio de manera virtual, entre otros actos notariales electrónicos.

El propósito de poner estas alternativas a disposición de los usuarios no solo consiste en aprovechar las nuevas tecnologías para lograr mitigar el contagio que se ha generado por el Covid-19, sino también, ayudar a que los trámites notariales sean cada vez más ágiles y rápidos, y si a eso le sumamos el ahorro que tendrá el cliente por concepto de traslados, entonces los actos notariales electrónicos son una buena opción.

Datos de interés.

  • Abogado: no es necesario acudir a un abogado para tramitar su firma digital.
  • Duración del trámite: el tiempo de atención al cliente dependerá de cada empresa que esté debidamente autorizada para emitir una firma digital.
  • Costo del trámite: el costo para poder obtener una firma digital dependerá de cada empresa autorizada. Pero, para realizar un trámite electrónico ante una notaría el usuario no debe solicitar una firma digital, lo que sí debe solicitar ante el Notario es el registro de su firma electrónica. Ahora bien, si quiere que el Notario firme digitalmente un documento, entonces ese trámite si generará un costo por concepto de trámites notariales.

Recomendaciones.

Los protocolos de seguridad en la firma digital son altos por eso goza de plena confianza jurídica. Sin embargo, le recomendamos:

  • Si aún no siente la confianza para empezar a realizar sus trámites a través de una firma digital y no quiere pagar los costos que se derivan de tener una, hay entidades certificadoras que permiten adquirir una firma digital de forma gratuita pero de uso limitado. Le recomendamos que busque entre las entidades autorizadas por la ONAC cuál de ellas ofrece esa oportunidad.
  • Si bien la firma digital cumple con altos estándares de seguridad para que usted se sienta seguro a la hora de adquirirla y usarla, nunca debe confiar sus datos de acceso a otra persona porque fácilmente podrían firmar un documento en su nombre lo que a la larga lo va a perjudicar.

Tenga en cuenta.

  • ¡OJO! Primero se debe realizar el registro de usuario para poder realizar un acto notarial electrónico ante la Notaría 19 de Bogotá, esto aplica tanto para las personas naturales como para las personas jurídicas que deseen firmar electrónicamente sus documentos digitales.
  • La firma digital es la que genera mayor seguridad y confianza jurídica, pero el proceso para su obtención es más largo y costoso.
  • La firma electrónica, también genera confianza y seguridad jurídica y puede ser obtenida más fácilmente en comparación con la firma digital.

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