Es muy común, de una época para acá, decir que el tiempo no alcanza para realizar las «diligencias». Le achacan la culpa, en la mayoría de los casos, a la congestión del tránsito urbano y, actualmente, a las restricciones por el Covid 19, por lo que se requiere de la tecnología.

 

¿Se ha generado algún cambio con el cumplimiento de la Ley Antitramites?

 . El Departamento de Función Pública reveló el balance del primer año de la ley anti trámites que, según las cuentas oficiales, ha generado ahorros a los ciudadanos por $38.229 millones.

Con la pandemia la Ley 2052 de 2020, actual ley antitramites, ha cobrado valor frente a las diligencias que se tienen que realizar ante el poder público.

 

¿Es la primera ley que se expide para disminuir trámites?

NO, pues la Carta Política consagra el principio de buena fe y los principios de la función administrativa. También existen normas encaminadas de forma expresa a suprimir trámites y hacer más eficaces los mismos como el Decreto 2150 de 1995, la Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, entre otras más. 

Una apuesta  nacional fuerte que tiene la ley es la implementación de los servicios ciudadanos digitales, llevando la tecnología a un nivel mayor en medida de la autenticación de los ciudadanos ante las entidades en materia de firmas, trámites e intercambio de información.

El objetivo es que cuando se tenga montada la plataforma sólo se autentique de una sola manera ante cada entidad. Un ejemplo, si uno tiene un trámite ante la Dian hay que tener la firma digital con ellos, al igual que un código. Pero si uno va a entrar a la ventanilla única de comercio exterior, se requiere otro usuario, contraseña, mecanismo de autenticación y de firma.

 

¿Cómo se presenta la realidad vs. la teoría?

Tomemos como ejemplo a las notarías, pues éstas cumplen funciones públicas y deben integrarse para la implementación de trámites y procedimientos administrativos «sencillos, ágiles, coordinados y modernos».

Ha transcurrido más de un año desde la promulgación del Decreto 2106 y todos los organismos, entidades y personas de la Administración Pública, y los particulares  que cumplan funciones administrativas o públicas,  deberían estar registradas en el Sistema Único de Información de Trámites -SUIT-, como primer paso para agilizar procesos y evitar procedimientos, pero no es así, pues se siguen exigiendo algunos documentos que reposan en bases de datos. 

 

¿Se han cumplido los propósitos de la ley antitramites?

Algunos sí y otros no, porque algunas autoridades siguen exigiendo documentación para cumplir con los requisitos de X o Y trámite, a pesar que dicha información requerida debería ser consultada por estas en el SUIT.

La última ley antitramites exime a los ciudadanos de aportar la tarjeta profesional física o cualquier medio de acreditación para suscribir contratos con el Estado;  lo mismo sucede con la exigencia de la copia auténtica del régimen de propiedad horizontal, entre otros documentos, cédulas ampliadas al 150% o copia del RUT, sin embargo  se siguen solicitando en algunas entidades.

 

¿Ha sido fácil la implementación que la ley señala?

NO, por múltiples factores ajenos a la competencia misma de las respectivas autoridades, no depende de ellos, sino de agentes externos que dificultan la habilitación de dichos procedimientos.

 

¿Cuáles son las nuevas exigencias impartidas por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones?

Son:

  • Autenticación digital, en todos sus trámites.
  • Crear la carpeta ciudadana digital.
  • Complementar su sede electrónica al Portal Único del Estado Colombiano.
  • Compartir la sede electrónica con el portal único del Estado colombiano.
  • Acondicionar sistemas de gestión documental electrónica y de archivo digital.
  • Contar con una estrategia de seguridad digital.
  • Habilitar medios de pago electrónicos.
  • Unirse al servicio ciudadano digital de interoperabilidad.
  • Diligenciar las escrituras por medios físicos, digitales o electrónicos.
  • Emplear la firma digital o electrónica con iguales efectos que la firma autógrafa.
  • Expedir copias por medios mecánicos, digitalizados o electrónicos.
  • Archivar los documentos realizados de forma electrónica por el mismo medio.
  • Expedir la copia electrónica que presta mérito ejecutivo.

 

¿Cuál es la entidad encargada de vigilar que las notarías cumplan?

La Superintendencia de Notariado y Registro la cual define los códigos de las operaciones registrales.

 

Disposiciones del Decreto Ley 0019 de 2012, que seguimos padeciendo y que en la práctica no se cumplen:

  • La reconexión de los servicios públicos domiciliarios,  la cual debe hacerse a las 24 horas siguientes al pago.
  • Las EPS tienen la obligación de otorgar las citas médicas de medicina general o de odontología en un plazo no mayor de tres días.

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