Lo primero que debemos hacer cuando la escritura pública se radica en la correspondiente Oficina de Registro de Instrumentos Públicos para su registro y se devuelve, es leer y analizar con cuidado cada una de las causales invocadas o motivos aducidos por dicha Oficina para su devolución. Con base en ellas hay que volver a leer muy bien la escritura pública devuelta a fin de confirmar dicha nota devolutiva. Este ejercicio es importante hacerlo porque con frecuencia se observa que el funcionario calificador no le asiste la razón en los fundamentos jurídicos invocados y ha sido error de parte de la Oficina de Registro la devolución del documento.
Es por eso que una vez devuelta la escritura, si el propietario considera que este es su caso, debe dentro del término de ley, es decir, dentro de los 5 días siguientes a la notificación de la nota devolutiva de la escritura pública, del documento o providencia judicial sin registrar, presentar por escrito recurso de reposición al Registrador y en subsidio el de apelación para ante el director de Registro, exponiendo los debidos argumentos de su inconformidad y probando las razones que se tienen para que el documento ingrese nuevamente con el mismo turno y se cumpla el trámite de su inscripción. Valga la pena anotar que el memorial u oficio que contiene los recursos, debe elaborarse acatando con todos los requisitos que establece el Código Procedimiento Administrativo, Ley 1437 de 2011, articulo 77).
Lo anterior es de trascendental importancia porque suele suceder que el interesado deja vencer el tiempo que se tiene para reclamar directamente a la Oficina Registro de Instrumentos Públicos y no tiene otro camino que dirigirse a la Notaría para que mediante escritura de aclaración se le solicite al Registrador tomar atenta nota de su error. Esto es tiempo valioso que se pierde para lograr una oportuna inscripción, causando en la mayoría de los casos perjucios a los usuarios del servicio registral.
Ahora bien, si al momento de calificar el documento existen errores que modifiquen la situación jurídica del inmueble, que afectan a las partes y_o a terceros, el Registrador sólo podrá corregir estos errores mediante un proceso administrativo, cumpliendo con los requisitos y procedimientos establecidos en el Código de Procedimiento Administrativo.
Ojalá se tengan en cuenta estas recomendaciones.
Martha Isabel Acevedo Prada.
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