Si bien la muerte es parte del ciclo de la vida y aún cuando el fallecimiento de un ser querido constituye una pérdida irreparable, debemos sacar las fuerzas necesarias para cumplir con la obligación que estipula la ley ante esta situación, cómo lo es, tramitar el registro civil de defuncion de esa persona amada y así poder acreditar legalmente su muerte. Si aún no le ha tocado realizar ese procedimiento, aquí le traemos el contenido apropiado para que esté mejor informado a la hora de tramitar un registro civil de defunción.

Es muy importante que sepa que la información aquí suministrada corresponde al procedimiento que se empleaba de forma regular antes del Covid-19 y hacemos la aclaratoria porque de ninguna manera queremos que usted incurra en algún error de conocimiento o apreciación. Pero, igualmente exponemos este material porque contiene información general y relevante sobre el tema y además porque creemos firmemente que más temprano que tarde se superará la situación especial que se vive a raíz de la pandemia. Sin embargo, puede consultar nuestra publicación «¿Cómo tramitar registro civil de defunción en época de pandemia?», y así tendrá la información completa del procedimiento especial implementado por el Covid-19.

Índice de contenido

  • ¿Qué es el registro civil de defuncion?
  • ¿Cuáles son las características del registro civil de defunción?
  • ¿Qué importancia tiene el registro civil de defunción?
  • ¿Qué tipos de muerte se deben inscribir en el registro civil de defunción?
  • ¿Qué son los documentos antecedentes del registro civil de defunción?
  • ¿Cuál es el plazo para efectuar la inscripción de la defunción?
  • ¿Quiénes pueden solicitar el registro civil de defunción?
  • Casos especiales.
  • Datos de interés.
  • Tenga en cuenta.
  • Contenido relacionado.

 

¿Qué es el registro civil de defuncion?

Es el documento que se emite para validar la muerte de una persona ante la sociedad y las instituciones del Estado.

¿Cuáles son las características del registro civil de defunción?

El registro civil de defunción se caracteriza porque:

Es obligatorio: la muerte de una persona debe ser inscrita en el registro civil en el tiempo y condiciones que establece la ley.

Es validador: porque acredita las pruebas, legalmente permitidas, que certifican la muerte de una persona.

Tiene dualidad: así como puede marcar el fin de una obligación personal, también puede, generar el comienzo de derechos y obligaciones a sus herederos.

¿Qué importancia tiene el registro civil de defunción?

La inscripción del fallecimiento en el registro civil no sólo es un deber, también es una necesidad por diferentes razones que hacen importante realizar el trámite, cómo por ejemplo:

  • Da fe que ha culminado la existencia legal de una persona.
  • Disuelve el matrimonio o la unión marital de hecho, según sea el caso.
  • Extingue la sociedad conyugal o la sociedad patrimonial de hecho.
  • Termina la patria potestad que ejercía el difunto.
  • Permite iniciar el proceso de sucesión. 
  • Permite cobrar un seguro de vida.
  • Permite tramitar la pensión que le corresponda a la pareja que sobreviva.
  • Permite sacar al difunto del censo electoral.

¿Qué tipos de muerte se deben inscribir en el registro civil de defunción?

La muerte es definida como la culminación de la vida de una persona por la desaparición permanente de sus signos vitales, pero existe un tipo de muerte que no es física y que también debe inscribirse en el registro civil, veamos a continuación los tres tipos de muerte que contemplan nuestras leyes:

  • Muerte natural: es causada por enfermedad grave o por edad avanzada que origina un proceso degenerativo en órganos y funciones vitales.
  • Muerte violenta: se debe a una acción u omisión propia o ajena que se da en forma violenta. Ocurre en casos de homicidio, suicidio o cualquier tipo de accidente.
  • Muerte presunta: no es una muerte física, es la muerte decretada judicialmente por sentencia debido a la ausencia prolongada y sin noticias de una persona. Se declara después que se cumplen ciertas condiciones y plazos que hacen suponer que la persona ha fallecido, a pesar de que no se tenga el cuerpo que lo confirme.

¿Qué son los documentos antecedentes del registro civil de defuncion?

Son todos aquellos escritos que cumplen las formalidades necesarias para indicar la muerte de una persona. Esos documentos son:

El certificado de defunción: es el documento diligenciado por los profesionales de la salud. Podrán firmarlo:

  • Médicos titulados con registro médico vigente o con tarjeta profesional del Ministerio de Salud o que presten el Servicio Social Obligatorio.
  • Enfermeros titulados que estén registrados o con tarjeta profesional del Ministerio de Salud, cuando no haya ningún médico ni siquiera en Servicio Social Obligatorio.
  • Auxiliares de enfermería inscritos en las Direcciones Territoriales de Salud, o en su defecto, los promotores de salud que igualmente estén inscritos y capacitados, cuando no exista ninguno de los anteriores.

Declaración juramentada de testigos: a falta del certificado de defunción, se permite la declaración de dos testigos que estén habilitados para rendir testimonio, por lo tanto, no podrán declarar los menores de 12 años, tampoco quien al momento de la declaración sufra alteración mental o esté bajo los efectos del alcohol o de algún tipo de droga.

Autorización judicial: procede en caso de muerte violenta.

Sentencia judicial ejecutoria: procede cuando se declara muerte presunta por desaparecimiento.

Documento apostillado o legalizado: procede cuando la muerte de un colombiano por nacimiento o por adopción, o la de un extranjero residente en el país, ocurra en el exterior. Siempre y cuando el interesado, que solicite la inscripción en el registro civil colombiano, acredite el fallecimiento con el registro civil del país donde ocurrió el hecho o su equivalente, y que esté debidamente apostillado o legalizado y traducido de ser el caso.

¿Cuál es el plazo para efectuar la inscripción de la defunción?

El tiempo dependerá del tipo de muerte:

Por muerte natural, deberá inscribirse dentro de los dos (2) días siguientes al momento en que se tenga noticia del fallecimiento. Si no se realiza en ese tiempo, la inscripción se realizará con orden del inspector de policía del lugar del hecho, quien debe investigar las causas del retardo en la inscripción, y de ser el caso, sancionar a los responsables de la demora.

Por muerte violenta, no hay un plazo para su inscripción y sólo puede ser realizada por orden o autorización judicial.

Por muerte presunta, cuando se tenga la sentencia judicial ejecutoria que la decrete.

¿Quiénes pueden solicitar el registro civil de defuncion?

Pueden realizar el trámite:

  • El cónyuge o compañero permanente sobreviviente.
  • Los parientes más próximos del fallecido.
  • Las personas que habiten en la casa en donde ocurrió la muerte.
  • El médico que haya asistido al difunto en su última enfermedad.
  • La funeraria que atiende a su sepultura.
  • El director o administrador del cuartel, convento, hospital, clínica, asilo, cárcel o establecimiento público o privado donde ocurra el hecho.
  • La autoridad de policía que encuentre el cadáver de persona desconocida o que no sea reclamado.

Casos especiales: 

  • Si usted no recuerda en donde quedó asentado el registro civil de defunción de un familiar, se puede dirigir a la Secretaría de Salud de su localidad y allí le indicarán en que Notaría u oficina de Registro del Estado Civil se encuentra. Para que la búsqueda sea exitosa, deberá aportar los nombres y apellidos del difunto, así como, el número de cédula de ciudadanía y la fecha del fallecimiento. Se recomienda llevar copia de la cédula de ciudadanía del fallecido y comunicarse con anterioridad para conocer los horarios de atención al público.
  • En los antiguos registros civiles de defunción no se colocaba el número de cédula de ciudadanía del fallecido, información que es importante para el trámite de sucesión entre otros. El interesado en la corrección por actualización de datos, deberá hacer la solicitud por medio de escritura pública ante la Notaría y una vez revisada y aprobada se procederá a la sustitución del documento original por el nuevo formato que contendrá el cambio solicitado.

Datos de interés.

  • Abogado: no es necesario para tramitar el registro civil de defunción.
  • Duración del trámite: el mismo día del trámite se le hará entrega del registro civil de defunción.
  • Costo del trámite: el trámite es gratuito y se compone de un documento original y de dos copias, el original se queda en la Notaría, la primera copia se remitirá a la Registraduría Nacional del Estado Civil y la segunda copia será para el usuario. En caso de querer una copia adicional, ésta sí tendrá un costo que será de acuerdo a las tarifas notariales vigentes.

Tenga en cuenta.

  • En ocasiones la funeraria tramita directamente el registro civil de defunción ante una Notaría.
  • Cuando la funeraria no realice el trámite, podrá hacerlo quién legalmente esté autorizado y para ello deberá asistir personalmente a una Notaría, correspondiente al lugar donde ocurrió la muerte o se encontró el cadáver, donde deberá presentar copia de la cédula de ciudadanía o documento de identificación del fallecido y original y copia de su cédula de ciudadanía o documento de identificación, igualmente, deberá presentar alguno de los documentos antecedentes para el registro civil que certifique el fallecimiento. Con esos documentos más el denuncio del interesado se procederá a inscribir la defunción en el registro civil.

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