Respecto a este último punto, el artículo 5 del Decreto ya citado, señaló que: “las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019, se podrán efectuar hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional”.
El Gobierno Nacional amparado, asimismo, por la Ley 2069 de 2020, estableció transitoriamente el tiempo y la forma de la convocatoria a las reuniones ordinarias del máximo órgano social de las personas jurídicas, incluidas las reuniones por derecho propio, para el año 2021 y las disposiciones necesarias para las reuniones pendientes del ejercicio 2020.
Asamblea general de socios:
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, dictó el Decreto 176 de 2021, por el cual determinó las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas, en concordancia con las disposiciones reseñadas en párrafos anteriores de este artículo.
En ese orden de ideas, fijó las fechas para llevar a cabo las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 y 2020.
Reuniones ordinarias de asamblea 2019:
Para las reuniones ordinarias de Asamblea general de socios correspondientes al ejercicio 2019, se estableció que las que aún están pendientes de realizarse, tienen plazo hasta el 31 de marzo de 2021.
Dichas reuniones deben seguir lo habitual de cada año al cierre del ejercicio contable, es decir presentar a los miembros de la asamblea el informe de gestión; la presentación, consideración y aprobación de los estados financieros; el dictamen del revisor fiscal; distribución de utilidades; elección o refrendación de junta directiva y revisor fiscal y sus respectivos honorarios; aprobación del plan de acción para el nuevo ejercicio fiscal, entre otros.
Reuniones ordinarias de asamblea 2020:
Para el ejercicio correspondiente 2020, se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas previstas en el artículo 422 del Código de Comercio, es decir “las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad”.
Más adelante se explicará la forma y requisitos para convocar a reunión de asamblea ordinaria.
Reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas:
El Gobierno dejó a libre disposición la forma de llevar a cabo las reuniones de asamblea de socios o propietarios, ya sea ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas.
Hizo hincapié sobre las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, siguiendo las pautas o directrices del Decreto 398 de 2020, respecto del quórum de las reuniones no presenciales o mixtas.
Derecho de inspección:
Cada sociedad, a través de sus administradores, deberá poner los libros y demás comprobantes legales a la orden de los accionistas durante los quince días hábiles que preceden a la reunión de la asamblea, tal como se prevé en el artículo 447 del Código de Comercio.
Temas de dos ejercicios:
El citado decreto contempla la posibilidad de efectuar en una sola reunión ordinaria lo correspondiente al ejercicio 2019 y 2020.
Para tal efecto, se debe desarrollar primero el orden del día del ejercicio fiscal 2019, hasta agotar los puntos a tratar y, posteriormente, se sigue con el ejercicio fiscal 2020, de acuerdo con lo establecido legalmente.
Reunión por derecho propio:
En caso de no llevarse a cabo las reuniones de asamblea ordinaria dentro de las fechas establecidas, por razón de las circunstancias del Covid 19, se puede solicitar que la reunión se realice, por derecho propio, el primer día hábil del mes de abril, domicilio principal de la administración de la sociedad.
Si esto no fuera posible “por efecto de cualquier medida adoptada por las autoridades nacionales o territoriales para controlar el riesgo de afectación a la salud pública derivado del Coronavirus COVID-19, aplicables en el lugar donde se encuentran ubicadas las oficinas del domicilio principal donde funciona la administración de la sociedad o el lugar de residencia de los asociados… no tendrá lugar una reunión de esta naturaleza en el ejercicio correspondiente”.
Incumplimiento:
El decreto advierte sobre las consecuencias de no llevarse a cabo las reuniones ordinarias del ejercicio fiscal 2019 y 2020, por parte de los administradores de la sociedad, y cita la Ley 222 de 1995 y demás normas aplicables al incumplimiento de los deberes de convocar a una reunión ordinaria y permitir el ejercicio del derecho de inspección, el cual podrá ser sancionado o removido de su cargo por la entidad competente.
Asambleas en las propiedades horizontales:
Para el caso de las asambleas en las propiedades horizontales que no se realizaron en los años 2019 y 2020, por la consabida pandemia del coronavirus Covid 19, el decreto señala que se regirán en las mismas fechas de reuniones ordinarias de socios, es decir tienen plazo hasta el 31 de marzo de 2021, presencial, no presencial o mixta, según lo establecido por la ley.
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