Respecto a este último punto, el artículo 5 del Decreto ya citado, señaló que: “las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019, se podrán efectuar hasta dentro del mes siguiente a la finalización de la emergencia sanitaria declarada en el territorio nacional”.
El Gobierno Nacional amparado, asimismo, por la Ley 2069 de 2020, estableció transitoriamente el tiempo y la forma de la convocatoria a las reuniones ordinarias del máximo órgano social de las personas jurídicas, incluidas las reuniones por derecho propio, para el año 2021 y las disposiciones necesarias para las reuniones pendientes del ejercicio 2020.
Asamblea general de socios:
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, dictó el Decreto 176 de 2021, por el cual determinó las reglas aplicables a las reuniones de asambleas o juntas de socios del máximo órgano social de personas jurídicas, en concordancia con las disposiciones reseñadas en párrafos anteriores de este artículo.
En ese orden de ideas, fijó las fechas para llevar a cabo las reuniones ordinarias de asamblea correspondientes al ejercicio del año 2019 y 2020.
Reuniones ordinarias de asamblea 2019:
Para las reuniones ordinarias de Asamblea general de socios correspondientes al ejercicio 2019, se estableció que las que aún están pendientes de realizarse, tienen plazo hasta el 31 de marzo de 2021.
Dichas reuniones deben seguir lo habitual de cada año al cierre del ejercicio contable, es decir presentar a los miembros de la asamblea el informe de gestión; la presentación, consideración y aprobación de los estados financieros; el dictamen del revisor fiscal; distribución de utilidades; elección o refrendación de junta directiva y revisor fiscal y sus respectivos honorarios; aprobación del plan de acción para el nuevo ejercicio fiscal, entre otros.
Reuniones ordinarias de asamblea 2020:
Para el ejercicio correspondiente 2020, se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas previstas en el artículo 422 del Código de Comercio, es decir “las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad”.
Más adelante se explicará la forma y requisitos para convocar a reunión de asamblea ordinaria.
Reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas:
El Gobierno dejó a libre disposición la forma de llevar a cabo las reuniones de asamblea de socios o propietarios, ya sea ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas.
Hizo hincapié sobre las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, siguiendo las pautas o directrices del Decreto 398 de 2020, respecto del quórum de las reuniones no presenciales o mixtas.
Derecho de inspección:
Cada sociedad, a través de sus administradores, deberá poner los libros y demás comprobantes legales a la orden de los accionistas durante los quince días hábiles que preceden a la reunión de la asamblea, tal como se prevé en el artículo 447 del Código de Comercio.
Temas de dos ejercicios:
El citado decreto contempla la posibilidad de efectuar en una sola reunión ordinaria lo correspondiente al ejercicio 2019 y 2020.
Para tal efecto, se debe desarrollar primero el orden del día del ejercicio fiscal 2019, hasta agotar los puntos a tratar y, posteriormente, se sigue con el ejercicio fiscal 2020, de acuerdo con lo establecido legalmente.
Reunión por derecho propio:
En caso de no llevarse a cabo las reuniones de asamblea ordinaria dentro de las fechas establecidas, por razón de las circunstancias del Covid 19, se puede solicitar que la reunión se realice, por derecho propio, el primer día hábil del mes de abril, domicilio principal de la administración de la sociedad.
Si esto no fuera posible “por efecto de cualquier medida adoptada por las autoridades nacionales o territoriales para controlar el riesgo de afectación a la salud pública derivado del Coronavirus COVID-19, aplicables en el lugar donde se encuentran ubicadas las oficinas del domicilio principal donde funciona la administración de la sociedad o el lugar de residencia de los asociados… no tendrá lugar una reunión de esta naturaleza en el ejercicio correspondiente”.
Incumplimiento:
El decreto advierte sobre las consecuencias de no llevarse a cabo las reuniones ordinarias del ejercicio fiscal 2019 y 2020, por parte de los administradores de la sociedad, y cita la Ley 222 de 1995 y demás normas aplicables al incumplimiento de los deberes de convocar a una reunión ordinaria y permitir el ejercicio del derecho de inspección, el cual podrá ser sancionado o removido de su cargo por la entidad competente.
Asambleas en las propiedades horizontales:
Para el caso de las asambleas en las propiedades horizontales que no se realizaron en los años 2019 y 2020, por la consabida pandemia del coronavirus Covid 19, el decreto señala que se regirán en las mismas fechas de reuniones ordinarias de socios, es decir tienen plazo hasta el 31 de marzo de 2021, presencial, no presencial o mixta, según lo establecido por la ley.
APERTURA DE TESTAMENTO
Una vez fallecido el testador, se debe dar la apertura de testamento por lo que los interesados deberán acudir a la Notaría en donde fue autorizado y manifestar al Notario su voluntad de que se de su apertura y publicación. Testamento abierto. En el caso particular...
TESTAMENTO CERRADO
La otra modalidad de testamento que se puede realizar ante un Notario es el testamento cerrado, que si bien cumple con el mismo fin del testamento abierto, es decir, disponer de bienes y cumplir con la última voluntad del testador, tiene sus propias características....
TESTAMENTO ABIERTO
Recordemos que el testamento es un acto a través del cual toda persona con capacidad plena puede disponer de una parte de sus bienes para que sean repartidos después de su muerte, pero también podrá manifestar su voluntad para otorgar derechos y reconocer vínculos....
NUDA PROPIEDAD
En la publicación “Aspectos generales de la nuda propiedad” desarrollamos los conceptos básicos sobre la nuda propiedad pero ciertos datos de interés quedaron pendientes, como por ejemplo: cuáles son los requisitos y cómo es el procedimiento para vender la nuda...
PAZ Y SALVO NOTARIAL
Debe saber que un bien inmueble con medida cautelar, es decir, con una carga que consiste en la cancelación de un determinado monto de dinero, no podrá ser objeto de ningún tipo de trámite notarial hasta tanto dicha carga no haya sido cancelada. Por lo tanto, si usted...
TRAMITE COMPRA VIVIENDA VIS
Ante esta situación de pandemia que se vive actualmente, algunas personas ven la oportunidad de adquirir una vivienda VIS, por ello, nuestra notaría 19, en el presente artículo, dará las pautas para formalizar este trámite de compra vivienda vis definiendo lo que es...
CAUSALES DE DIVORCIO
El día a día de las personas, la carga emocional que se maneja a nivel laboral y personal, la falta de compromiso y de tolerancia entre las parejas están ocasionando que las relaciones entre los cónyuges perezcan y se divorcien. Mi intención con este artículo es la de...
ACTA DE COMPARECENCIA NOTARIAL
En esta oportunidad trataremos un tema como es el Acta de Comparecencia notarial para dar fe, por parte de notario, que una persona está viva. Para ello enunciamos los requisitos para la elaboración de dicha Acta, qué debe contener, generalidades, función del notario...
ABC PARA CANCELAR EL PATRIMONIO DE FAMILIA
Llega el momento en que alguna (s) de las causas para que se extinga un patrimonio de familia se cumple, por ej., el fallecimiento de la pareja de cónyuges, o la llegada a la mayoría de edad de los beneficiarios, o la liquidación de la sociedad conyugal, por nombrar...
TRAMITE NOTARIAL DACION EN PAGO
En esta oportunidad, trataremos un tema que ha sido para muchos muy difícil de sortear y ha implicado entregar parte de su patrimonio para poder solventar una deuda adquirida, como es la dación en pago. Comenzaremos explicando en qué consiste la dación en pago, cómo...